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Gerenciamento de Projetos – Conceitos Básicos

Resumo:

Definição de conceitos básicos: Projetos, Programas e Portfólio. Explicação das diferenças e relacionamentos entre estes. Definição sobre o conceito de PMO.

Palavras-Chaves:

PMO, Projeto, Programa, Portfólio, PMBOK

Texto:

Caros leitores,

Esta publicação refere-se as definições básicas sobre alguns termos essenciais para o gerenciamento de projetos.

Tais termos devem ser bem compreendidos para que possa haver a melhor distinção possível entre o que é um Projeto, Programa e Portfólio de projetos.

Os termos iniciais que devem ser compreendidos, são: Projetos, Programas, Portfólios e PMO (Project Management Office).

A palavra projeto tem origem no latim projectu”, e fornece como definição padrão o “plano para a realização de um ato”. Para o PMBOK a definição não deixa de estar correta, porém o termo projeto é definido de forma mais precisa.

Definição de projeto segundo o PMBOK:

Projeto - Definição - PMBOKPara ser mais objetivo, deve-se verificar as características que o PMBOK considera em um projeto, sendo estas:

  • Todo projeto é um esforço temporário, ou seja, tem início e fim definidos. Se não houver fim definido, trata-se de um processo e não um projeto.
  • Todo projeto cria um produto, serviço ou resultado único. Por mais que o planejamento seja reutilizado cada projeto possui características únicas, como local, tempo, partes interessadas, entre outros.
  • Todo projeto tem recursos limitados, seja tempo, orçamento, recursos humanos ou outros.
  • Os projetos são executados por pessoas.
  • O produto de um projeto pode ser tangível ou intangível.

Uma vez compreendida a definição do que é projeto e quais são as características básicas, deve-se entender a definição do que é um programa e um portfólio de projetos.

Segundo o PMBOK, a definição de programa e portfólio de projetos são:

Programa - Definição - PMBOKPortfólio - Definição - PMBOKPode-se entender melhor as definições apresentadas através de exemplos.

Imagine uma empresa de grande porte, que possui diversos objetivos, como por exemplo: ser a maior provedora de serviços de energia e saneamento básico.

O portfólio de projetos contemplará todos os projetos, programas e processos necessários para alcançar os objetivos estratégicos da organização, neste caso diversos projetos de energia e saneamento básico serão executados a fim de alcançar os objetivos. Os projetos de energia serão agrupados visando obter melhores resultados, maiores facilidades, passagem de conhecimento e outros. Este agrupamento de projetos é definido como um programa, assim como o agrupamento de projetos de saneamento básico. Abaixo uma imagem para melhorar a compreensão do leitor:

Portfólio, programas e projetos - Gerenciamento de projetos

Exemplo de Portfólio, Programas e Projetos.

Vale ressaltar que podem existir sub-portfólios e subprogramas. Para uma definição mais clara imagine que o programa de saneamento básico será divido novamente, ou seja, haveria um subprograma de encanamento e outro de tratamento de esgoto. Veja na imagem abaixo:

Exemplo de Portfólio, Programa e subprogramas - Gerenciamento de projetos

Exemplo de Portfólio, Programa e subprogramas.

Uma vez que há o entendimento do que é projeto, programa e portfólio, deve-se entender o que é gerenciamento.

Gerenciamento de projetos é definido como a aplicação de ferramentas, técnicas, habilidades e conhecimentos às atividades do projeto, visando atender os requisitos especificados. Pode-se realizar o gerenciamento por meio da aplicação e integração apropriada dos 47 processos definidos pelo PMBOK, que são agrupados em nos cinco grupos de processos. RelembreO gerenciamento de projetos pode incluir:

  • Identificação adequada dos requisitos do projeto;
  • Identificação e gerenciamento adequado das partes interessadas, visando atender os requisitos do projeto;
  • Equilíbrio das restrições que um projeto pode ter, como: Escopo, Qualidade, Cronograma (Tempo), Riscos, Custos, Recursos Humanos e outros.

Atencao_Post2 Cada projeto contém características e circunstâncias específicas, podendo influenciar nas restrições que a equipe de gerenciamento de projetos deverá se concentrar. Tais fatores estão tão relacionados que se algum deles mudar, provavelmente outro fator será impactado, por exemplo: Caso haja uma abreviação no cronograma, ou seja, uma redução do tempo disponível para execução do projeto, poderá haver uma elevação dos custos, se houver orçamento para isto, caso contrário o escopo, por exemplo, poderá ser reduzido visando atender o projeto em menor tempo e com o mesmo orçamento.

As partes interessadas no projeto podem ter concepções diferentes sobre quais são os fatores mais importantes, ou seja, para alguns poderá ser a qualidade e para outros o escopo. Neste caso a equipe de gerenciamento de projetos deverá equilibrar a situação e chegar a um consenso para a execução bem sucedida do projeto.

Diferente do que o gerenciamento de projetos tem por objetivo, o Gerenciamento de Programas é a aplicação de habilidades, técnicas, conhecimentos e ferramentas ao programa a fim de alcançar os benefícios ao se gerenciar e controlar projetos juntos, benefícios este que não são obtidos ao se gerenciar um projeto individualmente. Deve-se lembrar de que os projetos inseridos em um programa, estão relacionados por conta dos resultados em comum, ou da capacidade que será obtida coletivamente, ou seja, o gerenciamento do programa irá ter maior foco nas interdependências dos projetos e deve ajudar a definir a melhor abordagem para se gerenciar tais projetos.

 As ações do gerenciamento de programas podem incluir:

  • Resoluções de conflitos que afetam vários projetos de um programa.
  • Soluções de problemas e gerenciamento de mudanças dentro de uma estrutura compartilhada de governança.

 O Gerenciamento de Portfólio vai além do gerenciamento de projetos e programas. Seus objetivos são fazer com que os projetos e programas, subportfólios ajudem a organização a alcançar seus objetivos estratégicos. Vale ressaltar que, teoricamente, todos os projetos, programas, subprogramas e subportfólios estão inseridos em um portfólio e que são analisados visando as metas elaboradas pela alta gestão.

Projetos e programas podem ser utilizados para alcançar diversas metas estratégias:

  • Demanda de mercado;
  • Necessidades ambientais;
  • Avanços tecnológicos;
  • Requisitos legais.

O Gerenciamento de Portfólio de projetos tem o poder de cancelar um projeto, ou nem iniciá-lo, caso o projeto não contribua para o planejamento estratégico ou deixe de ser interessante para a organização.

 Agora que há um entendimento claro das diferenças entre projetos, programas e portfólios, bem como do objetivo de gerenciar cada um deles, deve-se entender outro conceito básico: PMO (Project Management Office).

 Segundo o PMBOK, a definição de PMO é:

PMO - Definição - PMBOKO PMO é responsável por manter o conhecimento gerado pelos projetos já executados, por exemplo: lições aprendidas, ferramentas mais utilizadas, padrões de documentações, entre outros.

O PMBOK cita três tipos de estruturas de PMO, sendo estas:

  • De Suporte: possui baixo nível de autoridade no gerenciamento de projeto e tem um papel consultivo para o gerente de projetos, fornecendo padrões, lições aprendidas, treinamento e outros;
  • De Controle: possui um nível médio de autoridade no gerenciamento de projetos. Também fornece suporte, porém exige uma maior conformidade com os padrões estipulados. Tal conformidade pode ser obtida por diversos meios, por exemplo: a adoção de modelos e padrões, a fim de garantir a conformidade desejada;
  • Diretivo: possui alta autoridade no gerenciamento de projetos e tem o controle de todos os projetos da organização, ou seja, seu gerenciamento é direto sob os projetos.

Voce_sabia_PMOAs principais funções de um PMO incluem:

  • Gerenciar recursos compartilhados por diversos projetos;
  • Identificar e desenvolver metodologias, padrões e melhores práticas para o gerenciamento de projetos;
  • Monitorar se o gerenciamento de projeto está seguindo as definições estipuladas pelo PMO, através de auditorias e outros meios;
  • Coordenar a comunicação entre projetos.

Considerações Finais:

Assim encerra-se o segundo post da série. As explicações dos conceitos básicos apresentados, que estão dispostos no primeiro capítulo do PMBOK, servirão de base para os demais conhecimentos que serão passados. Este post teve por objetivo manter o máximo de proximidade ao PMBOK, visando preservar suas definições, uma vez que um dos objetivos principais é fomentar uma linguagem padrão para os gerentes de projetos.

Referência Bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

http://michaelis.uol.com.br/moderno/portugues/index.php?lingua=portugues-portugues&palavra=projeto

http://pt.wikipedia.org/wiki/Projeto

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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