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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Grupo de Processos de Iniciação

Resumo:

Apresentar ao leitor, de maneira detalhada, o grupo de processos de iniciação de gerenciamento de projeto, baseado no PMBOK.

Palavras-chaves:

PMBOK, RMC, Iniciação, Processos, Grupo, Projeto.

Texto:

Caros leitores,

Dando continuidade a postagem anterior, na qual foi apresentado o resumo dos cinco grupos de processos de gerenciamento de projeto, a postagem atual dará início ao detalhamento de tais grupos.

O primeiro dos cinco grupos a ser abordado será o grupo de iniciação. Os processos do grupo de iniciação têm o objetivo de definir um novo projeto ou uma nova fase do projeto, obtendo o aceite formal para iniciar este projeto ou fase. É neste grupo de processos que ocorre a definição inicial do escopo do projeto, os recursos financeiros iniciais, a identificação inicial das partes interessadas, sejam estas internas ou externas, e o nível de influência que estas partes interessadas possuem. É no grupo de processos de iniciação que o gerente de projeto será selecionado e receberá a atribuição formal. Todas as informações capturadas serão inseridas no termo de abertura do projeto e no registro de partes interessadas. Uma vez que o termo de abertura do projeto seja aprovado, o projeto estará oficialmente autorizado.

RelembreResumidamente, o grupo de processos de iniciação tem alguns objetivos, sendo estes:

  • Alinhar as expectativas das partes interessadas;
  • Definir o escopo inicial do projeto;
  • Realizar a identificação inicial e o registro das partes interessadas;
  • Definir o gerente de projeto;
  • Realizar a estimativa inicial dos recursos financeiros necessários para o projeto;
  • Obter a aprovação formal para início do projeto ou fase.

Vale ressaltar que é de grande valia o envolvimento de patrocinadores, fornecedores, clientes e outras partes interessadas durante a iniciação do projeto, pois este envolvimento pode gerar uma compreensão melhor dos critérios de sucesso que são inerentes ao projeto, aumenta o engajamento das partes interessadas, melhora o nível de aceitação das entregas além de elevar a satisfação das partes interessadas.

Sugere-se, no caso de projetos grandes e complexos, a divisão em fases separadas ou subprojetos, visando melhorar a capacidade de gestão da equipe de gerenciamento de projetos. No caso de fases separadas, pode ocorrer a execução dos processos de iniciação em cada fase do projeto, isto ajuda a manter o foco do projeto na necessidades do negócio e nos motivos pelos quais o projeto foi criado, se assim for, há a possibilidade de verificar os critérios para sucesso do projeto, reavaliar a influência das partes interessadas e seus objetivos, entre outros pontos. Neste momento pode ser realizada uma nova avaliação para saber se o projeto deve continuar, ser postergado, interrompido ou alvo de ajustes em seu escopo.

Para que haja um entendimento melhor, será apresentada uma tabela contendo as atividades das áreas de processos dividas pelos grupos de processos de gerenciamento de projetos, segue:

Grupo de processos de Gerenciamento de Projeto - PlanilhaConforme apresentado na tabela acima, o PMBOK apresenta somente duas atividades no grupo de processos de iniciação:

  • Desenvolver o Termo de Abertura;
  • Identificar as Partes Interessadas.

Na opinião do autor esta é uma abordagem simplista que pode induzir o leitor a julgar que trata-se de uma fase sem relevância, o que não é verídico. Conforme o próprio PMBOK nos apresenta, nesta fase há a definição do gerente de projetos, a definição do escopo e o aceite formal. Tudo isto está contido no termo de abertura do projeto que, conforme apresentado anteriormente, pode variar de acordo com a organização, cultura e área de atuação.

Para evitar que o leitor tenha esta visão irreal, será apresenta a maneira abordada pela Rita Mulcahy (RMC) em seu material preparatório para o PMP. O autor desta postagem vez uso deste material em sua preparação para certificação PMP.

Grupo de Processos de IniciaçãoAtençãoVale o leitor notar que não há grandes diferenças entre o que o PMBOK apresenta como atividades do grupo de processos de iniciação e o que a RMC propõem. A diferença é que o PMBOK se baseia nas atividades descritas em seus processos, que são melhores detalhadas quando se lê o conteúdo total, já a RMC explora de maneira mais detalhada, a fim de obter melhor entendimento por parte daqueles que pretendem obter a certificação PMP.

Considerações Finais:

Considera-se que é essencial o grupo de processos de iniciação de gerenciamento de projeto, uma vez que neste é definido o escopo, nomeado formalmente o gerente de projeto, o que lhe fornece autoridade no gerenciamento do projeto, e também é obtida a autorização formal para início do projeto ou fase do projeto.

Na próxima postagem será abordado o grupo de processos de planejamento, que tem uma série de atividades que buscam definir como o projeto deverá ser gerenciado.

Referências Bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Preparatório para o Exame PMP® – Oitava Edição – RMC Publications, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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