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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento da Integração do Projeto – Parte 2

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: Desenvolver o termo de abertura do projeto.

Palavras-chaves:

Processo, Desenvolver, Termo, Abertura, Projeto, Gerenciamento.

Texto:

Caros leitores,

Dando continuidade à série que aborda o gerenciamento da integração do projeto, hoje será iniciado o detalhamento sobre cada processo que compõem esta área do conhecimento.

Como apresentado na postagem anterior, o primeiro processo que será explorado é o processo Desenvolver o termo de abertura do projeto.

relembre_1O processo Desenvolver o termo de abertura do projeto é responsável por desenvolver o documento formal que irá autorizar a existência do projeto, bem como atribuir ao gerente de projeto a autoridade necessária para que ele possa executar o projeto utilizando os recursos organizacionais. Este processo possui como benefícios estabelecer o início do projeto, estabelecer limites claros para o projeto, criar um registro formal para o projeto e, consequentemente, é uma maneira de garantir que o board da organização está de acordo e comprometida com a execução do projeto.

Caro leitor, vale o seguinte ponto de atenção: onde há a prestação de serviços entre duas entidades, ou seja, entre empresas diferentes, o termo de abertura estabelece uma parceria entre a organização solicitante e a organização executora. Na maioria dos projetos externos, muito por questões legais e visando a segurança das partes, um contrato formal é firmado entre solicitante e executor, tendo neste caso a equipe do projeto como um fornecedor de serviços que tem a responsabilidade de entregar o contratado. No caso de prestação de serviços internos, ou seja, onde uma área presta serviços à outra área, o termo de abertura irá garantir a execução e entrega do projeto conforme o acordado.

Uma vez que se faz claro a definição do processo, deve-se entender as entradas, ferramentas e técnicas do processo, bem como as saídas deste processo, sendo estes:

Desenvolver o termo de abertura do projeto - Processo - PMBOK

Fluxo do processo: Entradas, ferramentas, técnicas e Saídas

Uma vez apresentadas as entradas, as ferramentas e técnicas, bem como as saídas, deve-se passar ao entendimento detalhado de cada atividade do processo.

Desenvolver o termo de abertura do projeto – Entradas:

Especificação do trabalho do projeto:

A descrição dos produtos, serviços ou resultados que o projeto deverá entregar são definidos como especificação do trabalho do projeto. Quando se trata de um projeto externo, tais definições serão fornecidas pela organização solicitante, ou seja, pelo cliente, como parte de um contrato formal ou por processo licitatório. Em caso de projetos internos, tais definições serão disponibilizadas pelo patrocinador do projeto ou pelo responsável inicial. Independente de externo ou interno, esta especificação do trabalho será baseada nos requisitos das necessidades do negócio, produto ou serviço. Uma especificação do trabalho do projeto (ETP) inclui:

  • Necessidade do negócio: uma nova necessidade pode ter como causa uma nova regulamentação governamental, avanço tecnológico, uma nova demanda do mercado, um requisito legal ou alguma norma ambiental. Normalmente, esta informação está contemplada no business case, junto com outras informações, a fim de justificar o projeto.
  • Descrição do escopo do produto: documenta as características do produto, serviço ou resultado que o projeto tem o objetivo de criar. Para que o leitor entenda melhor, basta pensar no momento da compra de um objeto, por exemplo um celular, define-se marca, cor, tamanho da tela, processador, sistema operacional, entre outros. Neste exemplo, temos as características de um determinado produto.
  • Plano estratégico: este plano irá apresentar a visão estratégica da organização solicitante, bem como metas e objetivos. Entende-se, pelo menos em teoria, que todos os projetos de uma organização estão alinhados com o planejamento estratégico da organização, a fim de garantir que o projeto possa contribuir para os objetivos da organização.

Business Case:

O Business case, ou Caso de Negócio, em tradução livre, é um documento que contém informações que permitem ao board da organização avaliar se os benefícios que o projeto irá prover justificam o investimento, ou seja, através deste documento que contém diversas informações sobre o projeto e seus resultados, produtos ou serviços, compensam o investimento a ser realizado. Um Business case, normalmente, contempla a necessidade do negócio, bem como o custo benefício. A análise deste Business case normalmente é executada por analistas de negócios usando diversas informações coletadas com as partes interessadas, porém isto pode variar de organização para organização. O patrocinador do projeto deve estar de acordo com o escopo do projeto, bem como as limitações que estão inseridas neste Business case. Normalmente um Business case é resultado de um ou mais dos seguintes fatores:

  • Necessidade organizacional: uma necessidade interna da organização, por exemplo, redução de custo, otimização da operação, entre outros;
  • Avanço tecnológico: uma nova tecnologia que traga benefícios, por exemplo, assinatura digital de documentos, sistema de controle de riscos, sistemas de atendimento, entre outros;
  • Solicitação do cliente: uma solicitação de um cliente, por exemplo, uma nova linha de atendimento, um novo serviço, um novo produto, entre outros;
  • Requisito legal: são todas as normas, regulamentos, resoluções, portarias, decretos, leis, e demais instrumentos legais, no âmbito federal, estadual e municipal que formam o conjunto de regras aplicáveis às operações da empresa. Por exemplo, uma nova regulamentação referente ao tratamento da água utilizada, uma lei referente ao descarte de matérias tóxicos, entre outros;
  • Impactos ecológicos: são projetos que visam reduzir os impactos ecológicos, por exemplo, o replante de áreas desmatadas, o tratamento correto de águas poluídas pela organização, entre outros;
  • Necessidade de natureza social: projetos que visam melhorar a sociedade, por exemplo, um projeto de revitalização de praças e parques, projeto de capacitação de jovens da comunidade por uma organização privada, entre outros;

Todos os itens apresentados acima podem conter elementos de riscos, assim sendo, o Business Case pode ser revisado periodicamente, em um projeto de muitas fases, a fim de garantir que o projeto esteja na direção certa. Nas fases de início do ciclo de vida de um projeto, a utilização de revisões periódicas, pelo patrocinador, podem ajudar a garantir que o projeto esteja alinhado ao Business Case.

Acordos:

Os acordos são utilizados para estabelecer as intenções iniciais de um projeto, e podem possuir diversas formas, como contratos, cartas de acordos, acordos de nível de serviços (ANS), carta de intenção e, em alguns casos, podem ser até acordos informais. Vale ressaltar que contratos normalmente só são utilizados quando o projeto é realizado para um cliente externo, mas pode existir também para clientes internos.

Fatores ambientais:

Os fatores ambientais incluem, mas não se limitam, a:

  • Cultura da empresa;
  • Condições do mercado;
  • Padrões reconhecidos pela indústria.

relembre_2Ativos de processos organizacionais:

Ativos de processos organizacionais incluem, mas não se limitam, a:

  • Modelos da organização (Modelos de documentos, entre outros);
  • Processo da organização;
  • Base de conhecimento.

relembre_3Desenvolver o termo de abertura do projeto – Ferramentas e técnicas:

Opinião Especializada:

Trata-se da utilização da opinião de profissionais com conhecimento e/ou treinamento especializado, neste caso, empenhados em desenvolver o termo de abertura do projeto, estas opiniões podem vir de diversas fontes, entre elas:

  • Consultores;
  • Parte interessadas;
  • Setores econômicos;
  • Escritório de gerenciamento de projetos (PMO);
  • Especialistas no assunto.

relembre_4Técnicas de facilitação:

As técnicas de facilitação são amplamente utilizadas pelos processos de gerenciamento de projetos e podem auxiliar no desenvolvimento do termo de abertura do projeto. Estas técnicas incluem Brainstorming, resolução de conflitos, solução de problemas, entre outros.

Brainstorming - DefiniçãoDesenvolver o termo de abertura do projeto – Saída:

Termo de abertura do projeto:

A saída do processo “desenvolver o termo de abertura do projeto” é, de fato, o termo de abertura do projeto. Como dito anteriormente, este termo de abertura é fundamental para autorizar, formalmente, o projeto, bem como para atribuir a autoridade necessária ao gerente de projeto. Um termo de abertura do projeto, contempla:

  • Justificativa do projeto;
  • Objetivos;
  • Requisitos de alto nível;
  • Premissas;
  • Restrições;
  • Descrição de alto nível do projeto;
  • Limites do projeto;
  • Riscos de alto nível;
  • Resumo do cronograma de marcos;
  • Resumo do orçamento;
  • Lista com as partes interessadas;
  • Gerente de projeto;
  • Patrocinador.

Att_termConsiderações finais:

Assim encerra-se a postagem referente ao processo “Desenvolver o termo de abertura do projeto”, contemplada dentro da área de conhecimento do gerenciamento da integração do projeto.

Esta postagem tem o objetivo de detalhar ao leitor as entradas, ferramentas e técnicas, bem como as saídas deste processo.

Vale ressaltar, novamente, que o termo de abertura do projeto é fundamental para estabelecer o gerente do projeto, seu nível de autoridade, bem como iniciar o projeto formalmente.

Referências Bibliográficas:

http://marketingfuturo.com/o-que-e-brainstorming/

http://necs.preservaambiental.com/planejamento-conhecendo-e-atendendo-a-legislacao-ambiental-aplicavel/

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; DEVOPS Master; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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