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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento da Integração do Projeto – Parte 4

Resumo:

Explicar ao leitor o processo: Orientar e gerenciar o trabalho do projeto.

Palavras-chaves:

Orientar, Trabalho, Projeto, Gerenciar, Desempenho, Processo.

Texto:

Caro leitor,

Dando continuidade à série de postagens que abordam a área de conhecimento gerenciamento da integração do projeto, esta postagem abordará o processo orientar e gerenciar o trabalho do projeto.

O processo orientar e gerenciar o trabalho do projeto tem por objetivo liderar a realização do trabalho estipulado no plano de gerenciamento do projeto e, caso haja necessidade, realizar a implementação de mudanças devidamente aprovadas, visando atingir os objetivos estipulados. Este processo tem como principal objetivo executar o devido gerenciamento do trabalho do projeto, aumentando a possibilidade de sucesso do projeto.

As atividades deste processo incluem, mas não se limitam a:

  • Executar as atividades do projeto;
  • Criar as entregas do projeto;
  • Estabelecer, desenvolver e gerenciar os membros da equipe alocados no projeto;
  • Obter, gerenciar e utilizar os recursos, inclusive recursos materiais, ferramentas, entre outros;
  • Gerar dados de desempenho do trabalho realizado;
  • Gerenciar riscos e implementar respostas aos riscos;
  • Gerenciar as partes interessadas;
  • Implementar melhorias nos processos aprovados.

O gerente de projeto, junto com a equipe de gerenciamento do projeto, deve orientar a execução das atividades estipuladas no plano de gerenciamento do projeto, bem como gerenciar as interfaces técnicas e organizacionais que podem existir dentro do projeto. Cabe ao gerente de projeto gerenciar atividades que não foram planejadas.

É durante a execução do projeto que os dados de desempenho do trabalho são gerados, coletados, documentados e comunicados. Estes dados incluem informações sobre o progresso das atividades, das entregas do projeto e detalhes que são considerados relevantes para o gerenciamento do projeto.

O processo orientar e gerenciar o trabalho do projeto também requer a análise dos possíveis impactos de todas as mudanças propostas e aprovadas.

Segue abaixo, as entradas, ferramentas e técnicas, bem como as saídas do processo orientar e gerenciar o trabalho do projeto:

Orientar e Gerenciar o trabalho do processo - Processo

Fluxo do Processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: é o documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos das demais áreas de conhecimento.

  • Solicitações de mudanças aprovadas: as solicitações de mudanças aprovadas são saídas do processo realizar o controle integrado de mudanças. As mudanças aprovadas podem ser:
    • Ações corretivas: ações intencionais que visam alinhar o desempenho do trabalho do projeto em relação ao plano de gerenciamento do projeto. São ações que tem o objetivo de colocar o projeto dentro do curso planejado;
    • Ações preventivas: ações intencionais que visam garantir que o trabalho futuro, ou seja, o trabalho planejado, possa estar alinhado com o plano de gerenciamento do projeto;
    • Reparo de defeito: ação intencional para modificar um produto ou o componente do produto que não está em conformidade com o estipulado.

As solicitações de mudanças aprovadas são programadas e implementadas pela equipe de projeto, e podem impactar o plano de gerenciamento do projeto, bem como ás áreas do projeto.

  • Fatores ambientais da empresa: é o conjunto de fatores, internos ou externos, que possam exercer influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequentemente, sobre o modo como o projeto será gerenciado. Fatores ambientais incluem, mas não se limitam a:
    • Padrões governamentais;
    • Conhecimentos em gerenciamento de projetos;
    • Tolerância a riscos;
    • Infraestrutura (ex.: equipamentos, instalações, entre outros);
    • Estrutura da organização;
    • Cultura da organização.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Ativos de processos organizacionais podem incluir, mas não se limitam a:
    • Diretrizes de trabalho;
    • Modelo de plano de gerenciamento de projeto;
    • Arquivos de projetos anteriores;
    • Base de conhecimento;
    • Processo de controle de mudanças.

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto – Ferramentas e técnicas:

  • Opinião especializada: é utilizada para avaliar as entradas consideradas necessárias para orientar e gerenciar a execução do trabalho do projeto, baseado no plano de gerenciamento de projeto. Esta competência é disponibilizada pelo gerente do projeto e pela equipe de gerenciamento do projeto, por meio de conhecimentos e/ou treinamentos, mas também podem ser disponibilizadas por outras fontes:
    • Outras unidades dentro da organização;
    • Partes interessadas;
    • Associações profissionais;
    • Consultores.
  • Sistema de informações de gerenciamento de projetos: considerado integrante dos fatores ambientais, o sistema de gerenciamento de projetos disponibiliza acessos a ferramentas que auxiliam o gerenciamento do projeto, tais como sistemas de agendamento, sistemas de gerenciamento da configuração, entre outros.
  • Reuniões: são, usualmente, utilizadas para discutir tópicos relevantes ao projeto no que tange a orientação e ao gerenciamento do trabalho do projeto. Estas reuniões podem incluir como participante o gerente de projeto, a equipe de gerenciamento do projeto e as partes interessadas que tenham relacionamento com o tema abordado. É sugerido que cada participante tenha seus papéis claramente definidos, a fim de garantir uma participação efetiva. As reuniões são classificadas em três tipos:
    • Brainstorming;
    • Troca de informações;
    • Decisórias.

Sugere-se, como boa prática, que os tipos de reunião não sejam misturados em uma única reunião. Estas reuniões devem ter uma agenda específica, duração e propósitos bem definidos e devem ser documentadas formalmente, por meio de atas de reunião. Sugere-se que as atas das reuniões sejam arquivadas conforme estipulado no plano de gerenciamento do projeto.

Caro leitor, não é raro que muitos profissionais digam que reuniões são improdutivas e entediantes. Muitas reuniões não possuem objetivo e duração definidos e, as vezes, os participantes convocados não possuem interesse no assunto. Cabe ao organizadores gerenciar a reunião, ou seja, manter o foco da reunião no objetivo estipulado.

Orientar e gerenciar o trabalho do projeto – Saídas:

  • Entregas: uma entrega é considerada qualquer produto, resultado ou capacidade única e verificável. As entregas são realizadas para cumprir os objetivos do projeto.
  • Dados de desempenho do trabalho: são medições das atividades executadas para que o projeto atinja seus objetivos. Estes dados são obtidos e avaliados pelos processos de controle de cada área.
  • Solicitações de mudança: é um documento formal que busca autorização para executar a alteração de qualquer documento, linha de base ou entrega. Mudanças são apresentadas quando problemas são encontrados durante a execução do trabalho do projeto. Tais mudanças podem contemplar alterações em políticas, procedimentos, custo, orçamento, cronograma, entre outros.
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto: os planos auxiliares podem ser atualizados e, consequentemente, o plano de gerenciamento de projetos também sofrerá atualizações. Tais atualizações só se darão por meio de mudanças devidamente aprovadas pelo processo formal.
  • Atualizações nos documentos do projeto: assim como o plano de gerenciamento do projeto e os planos auxiliares, os documentos do projeto também podem ser alvo de alterações e também seguem o processo formal de mudanças. Tais documentos podem incluir:
    • Registros do projeto;
    • Registro dos riscos;
    • Documentação dos requisitos;
    • Registro das partes interessadas.

Relembre_tabelaConsiderações finais:

Conforme apresentado nesta postagem, o processo de orientar e gerenciar o trabalho do projeto deve zelar pela execução do projeto conforme planejado.

Cabe ao gerente de projeto e a equipe de gerenciamento do projeto manterem o projeto dentro do planejado, porém poderá haver necessidade de alterações e/ou atualizações, conforme o projeto se desenrola.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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