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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento da Integração do Projeto – Parte 5

Resumo:

Apresentar aos leitores o processo: monitorar e controlar o trabalho do projeto.

Palavras-chaves:

Monitorar, Controlar, Projeto, Desempenho, Trabalho, Plano.

Texto:

Caros leitores,

Dando continuidade à série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento gerenciamento da integração do projeto, hoje será abordado o processo monitorar e controlar o trabalho do projeto.

O processo monitorar e controlar o trabalho do projeto é responsável por realizar o acompanhamento, a análise e o registro do progresso do trabalho do projeto visando atender os objetivos que foram estipulados para este projeto. O principal objetivo deste processo é prover transparência para as partes interessadas, permitindo que estas entendam o desempenho real, passos tomados, previsões de orçamento, entre outros.

Vale ressaltar, caro leitor, que é responsabilidade do gerente de projeto e da equipe de gerenciamento do projeto realizar o acompanhamento adequado do projeto do início ao fim, ou seja, todo e qualquer projeto deverá ser acompanhado durante toda sua existência. Este processo também inclui a coleta, a medição, a avaliação e a distribuição das informações referentes ao desempenho do trabalho.

A execução contínua do processo de monitorar e controlar o trabalho do projeto possibilita ao gerente de projeto e a equipe de gerenciamento de projeto obter uma visão clara sobre a saúde do projeto, possibilitando que sejam identificadas áreas que possam demandar atenção especial, bem como inclui a estipulação de ações corretivas ou preventivas, ou o replanejamento e o acompanhamento devido de planos de ação para que seja possível determinar se as ações tomadas corrigiram os problemas de desempenho do projeto. O processo monitorar e controlar o trabalho do projeto, inclui:

  • Identificação de novos riscos;
  • Fornecimento de informações de desempenho;
  • Monitoramento da execução das mudanças aprovadas e da execução destas;
  • Avaliação do desempenho;
  • Determinar ações corretivas ou ações preventivas;
  • Fornecimento de relatórios de desempenho.

Abaixo, segue o fluxo com as entradas, ferramentas e técnicas, bem como as saídas do processo monitorar e controlar o trabalho do projeto.

Monitorar e controlar o trabalho do projeto - Processo - PMBOK

Fluxo do processo: Entradas, Técnicas, Ferramentas e Saídas

Segue abaixo, uma breve descrição de cada um dos itens apresentados no fluxo acima.

Monitorar e controlar o trabalho do projeto – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: é o documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. Serve de diretriz para o gerente de projeto. Este documento consolida todos os planos auxiliares, ou seja, os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento abordadas pelo PMBOK. O plano de gerenciamento do projeto serve como diretriz para a equipe de gerenciamento de projeto realizar o acompanhamento adequado.
  • Previsões de cronograma: são estimativas ou previsões de possíveis condições e eventos futuros relacionados ao projeto que são baseados em informações de desempenho e em conhecimento, ou seja, as estimativas e previsões são baseadas no desempenho do trabalho já executado e no desempenho esperado para as atividades que ainda não foram executadas. As previsões de cronograma serão utilizadas para avaliar se o projeto está ocorrendo conforme planejado ou se há a necessidade de realizar solicitações de mudanças para adequação.

Att_Ger_Tempo

  • Previsões de custos: são previsões obtidas por meio da comparação do progresso dos custos do projeto em relação aos custos estimados, ou seja, trata-se da avaliação dos custos reais versus os custos planejados para o trabalho que já foi realizado.

Att_Ger_Custo

  • Mudanças validadas: são solicitações de que foram aprovadas e executadas corretamente e necessitam serem validadas afim de confirmar que esta mudança foi realizada como planejado.
  • Informações sobre desempenho do trabalho: são informações constituídas por meio da coleta dos dados de desempenho do trabalho. Estes dados são coletados e analisados por meio de diversos processos de controle e, posteriormente, são integrados com base no relacionamento das áreas, podendo então serem usadas para a tomada de decisões no projeto.
  • Fatores ambientais da empresa e ativos de processos organizacionais:

Rlb_FA_AO

Monitorar e controlar o trabalho do projeto – Técnicas e Ferramentas:

  • Opinião especializada: para o processo monitorar e controlar o trabalho do projeto, as opiniões especializadas ajudam a equipe de gerenciamento do projeto na interpretação dos dados de desempenho.
  • Técnicas analíticas: são técnicas utilizadas para prever resultados possíveis com base em variações do projeto, variações nos fatores ambientais, entre outros. Abaixo apresentam-se alguns exemplos destas técnicas:
    • Análise de causa raiz;
    • Análise de reservas;
    • Métodos de previsões (ex.: Criação de cenários possíveis, simulação, entre outros);
    • Análise de tendências.
  • Sistema de informações de gerenciamento do projeto: são ferramentas que auxiliam a equipe de gerenciamento do projeto, por exemplo: ferramentas de agendamento, ferramenta de indicadores de desempenho, registro de projetos executados, entre outros.
  • Reuniões: são utilizadas para discutir assuntos relacionados ao projeto, no que tange ao gerenciamento e orientação deste projeto.

Rlb_reuniao

Monitorar e controlar o trabalho do projeto – Saídas:

  • Solicitações de mudanças: com base na comparação das informações de desempenho, em comparação com os resultados planejados, podem ser emitidas solicitações de mudanças visando o ajuste do projeto. Estas solicitações podem variar desde a expansão, redução do escopo do projeto ou do produto, mas não se limitam à estas.

  • Relatórios de desempenho do trabalho: são as informações de desempenho de trabalho agrupadas nos documentos do projeto a fim de suportar tomadas de decisões, ações, entre outros. Estes relatórios podem incluir memorandos, justificativas, recomendações, entre outros.
  • Atualizações no plano de gerenciamento de projeto: as mudanças que são identificadas no processo monitorar e controlar o trabalho do projeto podem afetar o plano de gerenciamento do projeto. A fim de manter o plano de gerenciamento do projeto atualizado, após a execução das mudanças, podem haver atualizações no plano de gerenciamento do projeto.
  • Atualizações nos documentos do projeto: assim como ocorre com o plano de gerenciamento do projeto, como apresentado acima, a mesma situação pode ocorrer com os documentos do projeto.

Relembre_tabela

Considerações finais:

Assim encerra-se a explicação sobre o processo monitorar e controlar o trabalho do projeto. Julga o autor que não se faz necessário explicar a necessidade fundamental de monitorar e controlar todo e qualquer projeto, para que estes possam atingir seus objetivos.

Outro ponto fundamental que pode começar a figurar na mente dos leitores é referente a repetição nas entradas, saídas, técnicas e ferramentas, o que é natural.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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