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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento da Integração do Projeto – Parte 6

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: realizar o controle integrado de mudanças.

Palavras-chaves:

Processo, Controle, Mudanças, Integrado, Realizar, PMBOK.

Texto:

Caros Leitores,

Dando continuidade à série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento do gerenciamento da integração do projeto, hoje será abordado o processo realizar o controle integrado de mudanças.

Vale ressaltar que em diversas postagens o autor abordou a necessidade de realizar o processo de controlar mudanças da maneira adequada, visando garantir que as alterações no projeto fossem controladas de maneira eficiente.

O processo realizar o controle integrado de mudanças é responsável por realizar a revisão de todas as mudanças, aprovar ou rejeitar tais mudanças e gerenciar as mudanças que estão sendo realizadas nas entregas, plano de gerenciamento do projeto, entre outros.

Este processo tem como principal benefício possibilitar a visualização integrada de todas as mudanças, reduzindo então os possíveis impactos de mudanças que são executadas sem considerar os objetivos ou planos do projeto, ou seja, sem avaliar o impacto total da mudança.

O processo realizar o controle integrado de mudanças é conduzido do início ao término do projeto, ou seja, apesar de estar no grupo de processos de controle e monitoramento, ele ocorre desde o início do projeto até o encerramento.

Uma mudança pode ser solicitada por qualquer parte interessada que esteja envolvida no projeto e, apesar de haver a possibilidade de uma mudança ser iniciada verbalmente, todas as mudanças devem ser registradas por escrito e, caso exista, inseridas no sistema de controle de mudanças e/ou gerenciamento de configurações. Assim sendo, as mudanças devem seguir o processo de mudanças, tal processo pode conter informações sobre riscos, impactos, custos, entre outros.

Uma vez que a mudança for formalmente registrada, ela deve ser aprovada ou rejeitada por um profissional com alçada para tal, normalmente em um projeto este profissional pode ser o patrocinador do projeto ou o gerente do projeto, este profissional com alçada para aprovar ou rejeitar mudanças deve constar no plano de gerenciamento do projeto ou no procedimento da organização.

Quando necessário, o processo realizar o controle integrado de mudanças poderá incluir um comitê de controle de mudanças (CCM). O CCM é um grupo que tem por responsabilidade revisar, avaliar, aprovar, adiar ou rejeitar mudanças no projeto e registrar tais decisões.

Um ponto que deve permanecer claro na concepção do leitor é a diferença entre o controle de mudanças e o controle de configuração. Enquanto o controle de mudanças tem por objetivo realizar a identificação, registro e aprovação ou rejeição das mudanças, o controle de configuração tem o seu foco nas especificações das entregas e dos processos.

 Logo abaixo, apresenta-se o fluxo do processo realizar o controle integrado de mudanças:

Realizar o controle integrado de mudanças - Processo

Fluxo do processo – Entradas, técnicas, ferramentas e saídas

Abaixo segue uma breve descrição das entradas, técnicas, ferramentas e saídas:

Realizar o controle integrado de mudanças – Entradas:

  • Plano de gerenciamento de projeto: é o documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. Serve de diretriz para o gerente de projeto. Este documento consolida todos os planos auxiliares, ou seja, os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento abordadas pelo PMBOK.
  • Relatório de desempenho do trabalho: são as informações de desempenho de trabalho agrupadas nos documentos do projeto a fim de suportar tomadas de decisões, ações, entre outros. Estes relatórios podem incluir memorandos, justificativas, recomendações, entre outros. O interesse do processo realizar o controle integrado de mudanças nos relatórios de desempenho do trabalho inclui dados de custo, cronograma, valor agregado, entre outros. As informações dos relatórios de desempenho do trabalho podem ser um motivador para solicitações de mudanças, por exemplo, um atraso na execução do trabalho, desempenho menor do que o esperado, entre outros.
  • Solicitações de Mudanças: diversas saídas de processos, partes interessadas, entre outros podem solicitar mudanças, podendo ser ações corretivas, preventivas ou reparos de defeitos. Estas solicitações de mudanças são consideradas entradas.
  • Fatores ambientais: conjunto de todos os fatores, internos e externos, que possam exercer algum tipo de influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequente, sobre o gerenciamento de projeto. Sendo assim, fatores ambientais podem demandar solicitações de mudanças, por exemplo, uma alteração na legislação.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Tais ativos podem influenciar em como as mudanças são solicitadas, sistemas de controle de mudanças, entre outros.

Realizar o controle integrado de mudanças – Ferramentas e Técnicas:

  • Opinião especializada: além da opinião do gerente de projeto e da equipe de gerenciamento de projeto, há a possibilidade de solicitar a opinião das partes interessadas para compor o CCM, a fim de obter conhecimentos especializados que serão utilizados para apurar detalhes técnicos e gerenciais.
  • Reuniões: neste caso as reuniões são utilizadas para realizar o controle das mudanças, ou seja, revisar as mudanças, aprovar tais mudanças, entre outros.
  • Ferramentas de controle de mudanças: as ferramentas de controle de mudanças podem ser concebidas ou adquiridas de acordo com as necessidades do projeto, organização, partes interessadas, entre outros. Estas ferramentas podem ser manuais ou automatizadas e visam auxiliar a realização do controle das mudanças, aprovações, histórico, entre outros.

Realizar o controle integrado de mudanças – Saídas:

  • Solicitações de mudanças aprovadas: as solicitações de mudanças são processadas de acordo com o processo e, caso sejam aprovadas, serão executadas pelo processo orientar e gerenciar o trabalho do projeto. Todas as mudanças, aprovadas ou rejeitadas, serão atualizadas no registro de mudanças, a fim de manter a informação.
  • Registro de mudanças: registro de todas as mudanças que visa documentar as modificações que ocorrem no projeto durante sua existência, contendo riscos, impactos, custos, entre outros.
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto: este plano deve ser mantido atualizado, assim sendo, caso haja uma mudança aprovada que demande a atualização do plano de gerenciamento do projeto, esta atualização deverá ser feita.
  • Atualizações nos documentos do projeto: assim como o plano de gerenciamento do projeto, os documentos do projeto poderão ser alvos de atualizações também.

Considerações finais:

Caros leitores, o devido controle das mudanças fornece uma série de benefícios, além de documentar as alterações que ocorreram durante todo o ciclo de vida do projeto, além de prover a visão de como estas mudanças afetaram o projeto em sua totalidade, este processo fornece ao gerente de projeto e a equipe de gerenciamento do projeto o devido controle sobre tudo o que ocorre no projeto e os ajudará caso haja necessidade de comprovar o motivo de alterações.

Apesar de ser de suma importância, muitas vezes este processo poderá somente ser utilizado em projetos grandes ou complexos, em projetos menores pode haver somente o registro da mudança.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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