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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento da Integração do Projeto – Finalização

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: encerrar o projeto ou fase.

Palavras-chaves:

Encerrar, Projeto, Fase, Processo, Integração, PMBOK.

Texto:

Caros Leitores,

Dando continuidade a nossa série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento gerenciamento da integração do projeto, hoje será apresentado o processo encerrar o projeto ou fase, último processo desta área de conhecimento.

Como abordado anteriormente em diversas postagens, todos os projetos devem ter um encerramento, independente de sucesso, fracasso ou cancelamento. Assim sendo, o processo encerrar o projeto ou fase tem por objetivo realizar a finalização de todas as atividades de todos os grupos de processos de gerenciamento do projeto, ou seja, o objetivo primordial é encerrar tudo e encaminhar o projeto ou fase para o seu fim.

O principal benefício apresentado por este processo é o encerramento formal do projeto ou fase com o aceite formal do cliente, ou seja, a entrega do projeto ou de parte deste projeto. É responsabilidade do gerente de projetos, junto com a equipe que gerencia o projeto, revisar todas as informações de encerramento de fases anteriores, caso existam, visando garantir que todo o trabalho do projeto ou fase foi finalizado e que este projeto ou fase alcançou seu objetivo. É responsabilidade do gerente de projeto realizar a comparação do resultado, produto ou serviço, gerado pelo projeto, em relação ao plano de gerenciamento do projeto, a fim de verificar se este projeto atingiu seu propósito.

Há também o fornecimento das lições aprendidas, que nada mais é do que a revisão do que ocorreu no projeto a fim de tornar a equipe mais capacitada por meio das experiências vivenciadas.

No processo encerrar o projeto ou fase ocorrerá a liberação de recursos organizacionais para outras atividades, ou seja, a equipe de gerenciamento do projeto, o gerente de projeto e qualquer outro profissional que ainda esteja envolvido no projeto serão liberados para outras atividades.

É parte das atividades do processo encerrar o projeto ou fase investigar os motivos que, em caso de cancelamento do projeto, levaram o projeto a ser cancelado, documentar estes motivos e, mesmo com o cancelamento, encerrar o projeto formalmente.

Uma vez apresentado, de maneira resumida, os objetivos do processo encerrar o projeto ou fase, deve-se passar ao fluxo do processo, contemplando entradas, técnicas, ferramentas e saídas, conforme abaixo:

Encerrar o projeto ou fase - Processo

Fluxo do processo – Entradas, ferramentas, técnicas e saídas

Encerrar o projeto ou fase – Entradas:

  • Plano de gerenciamento de projeto: é o documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos das demais áreas de conhecimento. Para o processo encerrar o projeto ou fase o plano de gerenciamento do projeto servirá de base para comparar se o produto, serviço ou resultado que está sendo entregue está de acordo com o que foi definido. O plano de gerenciamento do projeto também poderá descrever como será o encerramento formal, ou seja, os documentos, autorizações, entre outros, necessários para considerar um aceite formal.
  • Entregas aceitas: são entregas realizadas pelo projeto ou fase que estão de acordo com o escopo definido, ou seja, estão em conformidade com os critérios de aceitação que foram estabelecidos. Quando o projeto realiza entregas, normalmente, existem documentos que formalizam a aceitação por parte do cliente ou patrocinador. Uma vez que se obtém tal aceite, estes documentos serão encaminhados ao gerente de projeto e servirão como evidencias para o processo encerrar o projeto ou fase.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar no gerenciamento de projeto. Este ativos de processo organizacionais podem influenciar o processo encerrar o projeto ou fase. Abaixo seguem alguns exemplos:
    • Diretrizes para o encerramento do projeto ou fase;
    • Lições aprendidas;
    • Base de conhecimento de informações históricas.

Encerrar o projeto ou fase – Ferramentas e Técnicas:

  • Opinião especializada: o objetivo da opinião especializada no processo encerrar o projeto ou fase é assegurar que o encerramento é feito de acordo com os padrões apropriados, padrões estes que podem variar de acordo com a complexidade do projeto, organização, entre outros.
  • Técnicas analíticas: são técnicas utilizadas para prever resultados possíveis com base em variações do projeto, variações nos fatores ambientais, entre outros. Abaixo alguns exemplos de técnicas que podem ser utilizadas no encerramento do projeto:
    • Análise de regressão: é a técnica que ajuda a entender como determinadas variáveis influenciam outra variável, ou seja, verifica como o comportamento de uma variável pode influenciar o comportamento de outra.
    • Análise de tendências: é uma técnicas que tenta prever resultados futuros por meio de resultados históricos.
  • Reuniões: as reuniões podem ser presenciais, virtuais e seus tipos podem variar, como, por exemplo, reuniões de encerramento, reuniões para revisão de lições aprendidas, entre outros. O objetivo das reuniões é reunir partes interessadas do projeto que tem, de fato, interesse ou influência sobre determinado ponto, neste caso, no encerramento do projeto ou fase. Assim sendo, é normal que as reuniões de encerramento envolvam o patrocinador, gerente de projeto, equipe de gerenciamento do projeto, entre outros.

Encerrar o projeto ou fase – Saídas:

  • Transição do serviço, produto ou resultado final: esta saída do processo encerrar o projeto ou fase consiste na passagem da entrega do projeto para o cliente. Normalmente, este tipo de transição é realizada no final do projeto em si, onde todas as entregas foram realizadas e o projeto irá ser encerrado formalmente. É neste momento que toda a documentação pertinente ao cliente será entregue, por exemplo, se o projeto for referente ao desenvolvimento de um sistema, serão passados os códigos desenvolvidos, a documentação referente a infraestrutura necessária, caso o projeto contemple a criação do ambiente de produção, desenvolvimento e homologação, todo o ambiente e sua documentação serão entregues para o cliente. Após as entregas e o aceite formal, o projeto poderá seguir para sua finalização.
  • Atualizações nos ativos de processos organizacionais: no encerramento do projeto, normalmente, ocorre a atualização nos ativos de processos organizacionais, um exemplo claro disto é a disponibilização da documentação do projeto para a base histórica, a fim de ser consultado por projetos futuros, ou ainda poderão ocorrer alterações no modo com a organização gerencia seus projetos, seja por meio da melhora de algum processo, por exemplo, ou pela descontinuidade de outro processo.

Considerações finais:

Caro leitor, além de ser de importância vital para o projeto o encerramento formal, a fim de realizar a entrega dos objetivos propostos ao projeto, o encerramento formal muitas vezes serve para resguardar a organização fornecedora mediante a possíveis problemas futuros, por exemplo, em caso de um acionamento judicial futuro, os documentos devidamente assinados pelo cliente que comprovam que o cliente aceitou o encerramento do projeto, poderão servir como provas para ambas as partes, em projetos internos, o encerramento formal de projetos cancelados poderá servir como evidência para justificativas perante o board da organização.

Se o leitor pensar pelo lado positivo da situação, o encerramento do projeto poderá prover lições valiosas tanto para o gerente do projeto, como para equipe de gerenciamento do projeto, partes interessadas, o que por sua vez poderá elevar o nível técnico da equipe que gerenciou o projeto, bem como proverá o aumento da maturidade dos processos da organização no que tange à gerenciamento de projetos.

Assim encerra-se as postagens referentes a área de conhecimento do gerenciamento da integração do projeto.

Referências Bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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