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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento do Escopo do Projeto – Parte 2

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: planejar o gerenciamento do escopo do projeto.

Palavras-chaves:

Planejar, Escopo, Requisitos, Projeto, Gerenciamento, PMBOK.

Texto:

Caros Leitores,

Retomando nossa série de postagens referentes ao gerenciamento de projetos baseados no PMBOK, mais especificamente sobre a área de conhecimento de gerenciamento do escopo do projeto, hoje será apresentado o primeiro processo da área de conhecimento citada, o processo planejar o gerenciamento do escopo.

RLMB_1_GEP_2Assim como todas as áreas de conhecimento do PMBOK, a área de conhecimento do gerenciamento do escopo do projeto também conta com um plano sobre como o escopo do projeto será definido, desenvolvido, monitorado e controlado, esta tarefa está contida dentro do processo planejar o gerenciamento do escopo. Vale ressaltar que o resultado deste processo será um plano auxiliar que irá compor o plano de gerenciamento do projeto.

RLMB_2_GEP_2Outro ponto importante que o leitor deve entender é de onde virão as informações para definir o escopo detalhado do projeto e o plano de gerenciamento do escopo do projeto. Estas informações virão de muitos lugares, sendo:

  • Termo de abertura do projeto;
  • Planos auxiliares já aprovados, se houverem;
  • Ativos de processos organizacionais;
  • Fatores ambientais da organização, desde que relevantes.

O leitor pode se perguntar: Qual o benefício do plano de gerenciamento do escopo? Basicamente, caro leitor, é fornecer ao gerente de projeto e a equipe de gerenciamento de projetos as diretrizes necessárias para que o gerenciamento do escopo seja eficiente, ou seja, prover orientações para que o projeto não se desvie do proposto.

O leitor poderá se deparar, no mundo do gerenciamento de projetos com o termo “Scope Creep”, no português “Desvio do escopo”. Segue a definição do termo:

Scope Creep - TerminologiaO Scope Creep poderá ocorrer quando o escopo do projeto não for bem definido, documentado ou controlado, problemas que podem ser evitados, em grande parte, pela adoção do plano de gerenciamento do escopo.

O leitor poderá ainda se perguntar se não podem haver mudanças no escopo do projeto. De fato, elas devem ser evitadas para que o projeto possa alcançar seu objetivos, porém acreditar que nenhum projeto sofrerá alterações em seu escopo, é um tanto irreal. O que deve ocorrer, quando houver alterações no escopo do projeto, é a avaliação de questões como prazos, orçamento, qualidade, entre outros.

Uma vez apresentado o motivo da existência deste processo, deve-se passar a explicação resumida de tal processo. Abaixo apresenta-se o fluxo do processo planejar o gerenciamento do escopo, contendo as entradas, técnicas e ferramentas, bem como saídas:

Planejar o gerenciamento do escopo do projeto - Processo

Fluxo do processo – Entradas, técnicas, ferramentas e saídas

 Planejar o gerenciamento do escopo do projeto – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: conforme apresentado nas postagens anteriores, o plano de gerenciamento de projeto é a ferramenta que norteia como o gerente de projetos e a equipe de gerenciamento de projetos deverá realizar o projeto. Este plano é composto por diversos planos auxiliares, como, por exemplo, o plano de gerenciamento de riscos do projeto, plano de gerenciamento da comunicação do projeto, entre outros. Seu principal benefício são as diretrizes e informações fornecidas. Vale ressaltar ao leitor que, neste caso, o plano de gerenciamento do projeto será uma entrada para o processo planejar o gerenciamento do escopo, uma vez que contém informações relevantes de outros planos, definições, entre outros, que podem auxiliar no processo citado, mas que também utilizará o plano de gerenciamento do escopo como um dos planos auxiliares que irão compor o plano de gerenciamento do projeto.
  • Termo de abertura do projeto: conforme apresentado anteriormente, o termo de abertura do projeto é um documento emitido pelo responsável inicial pelo projeto ou pelo patrocinador do projeto que autoriza formalmente a criação deste projeto, além de atribuir um gerente de projeto para este determinado projeto, bem como estipula a autoridade necessária para que o gerente de projetos possa executar o projeto. Este documento contém outras informações, como, por exemplo:
    • Justificativa do projeto;
    • Restrições;
    • Premissas;
    • Entendimento inicial das necessidades;
    • Riscos de alto nível.

Termo de Abertura - Relembre

  • Fatores ambientais da empresa: conforme apresentado anteriormente, fatores ambientais da empresa, é o conjunto de todos os fatores, internos e externos, que podem exercer algum tipo de influência, restrição ou direcionamento sobre o gerenciamento do projeto, por exemplo:
    • Cultura organizacional;
    • Infraestrutura;
    • Condições de mercado;
    • Legislações.
  • Ativos de processos organizacionais: conforme já apresentado, ativos de processos organizacionais são procedimentos, políticas, processos e as bases de conhecimento da organização que podem ser usadas por tal organização. Estes ativos podem prover informações valiosas no que tange aos processos de gerenciamento de projetos. Este ativos podem influenciar o processo planejar o gerenciamento do escopo, seja por meio de diretrizes, por lições aprendidas em outros projetos, entre outros.

Planejar o gerenciamento do escopo do projeto – Ferramentas e Técnicas:

  • Opinião especializada: trata-se da utilização de conhecimentos de profissionais, grupos e organizações que possuem alta capacitação, conhecimentos, experiência ou treinamentos em desenvolvimento de planos de gerenciamento de escopo. Não se engane, caro leitor, que este caso refere-se somente a contratação de uma consultoria especializada ou um profissional de renome no mercado, na maioria das vezes os times internos da organização são utilizados, como, por exemplo, o gerente de projeto ou profissionais familiarizados com projetos, porém isto pode variar dependendo da complexidade do projeto.
  • Reuniões: pode ser feito uso de reuniões, por parte do gerente de projeto e da equipe de gerenciamento de projetos, a fim de planejar o gerenciamento do escopo, assim como para outros processos de planejamento. Estas reuniões incluem o gerente de projeto, principal responsável pelo projeto, membros da equipe de gerenciamento do projeto, as partes interessadas ou qualquer pessoa que possa ser relevante para este processo.

Planejar o gerenciamento do escopo do projeto – Saídas:

  • Plano de gerenciamento do escopo: o plano de gerenciamento do escopo descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado. Este plano, conforme abordado anteriormente nesta mesma postagem, é uma entrada do processo desenvolver o plano de gerenciamento do projeto e, consequentemente, um dos planos auxiliares que compõem o plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento de escopo contempla:
    • O processo de preparação da especificação detalhada do escopo do projeto;
    • O processo que viabiliza a criação da EAP a partir da especificação detalhada do escopo do projeto;
    • O processo que estabelece como a EAP será mantida e aprovada;
    • O processo que define como serão obtidas as entregas formais do projeto;
    • O processo que define como serão tratadas mudanças no escopo detalhado do projeto;

ATT_1_GEP_2Caro leitor, o PMBOK relata a seguinte situação:

“O plano de gerenciamento do escopo pode ser formal ou informal, amplamente estruturado ou altamente detalhado, com base nas necessidades do projeto.”

Não faz muito sentido ao autor que este plano seja informal, pois se ele é uma entrada do plano de gerenciamento de projeto, deve estar formalizado, por mais que seja de uma maneira simples, ainda sim deve estar formalizado. Dar o conhecimento ao patrocinador do projeto e as partes interessadas que as possíveis alterações no escopo do projeto devem passar por um processo de avaliação da necessidade e impactos de tal alteração, aprovação do patrocinador, entre outros, é fundamental para garantir que um projeto tenha sim mais possibilidade de sucesso.

Antes de começar a explicação sobre o plano de gerenciamento de requisitos, segue a definição do termo “Requisito”:

TERM_REQ_GEP_2

  • Plano de gerenciamento de requisitos: trata-se de um plano que descreve como os requisitos do produto, serviço ou resultado serão analisados, documentados e gerenciados. Assim como o plano de gerenciamento do escopo, o plano de gerenciamento de requisitos também é uma entrada do processo desenvolver o plano de gerenciamento do projeto, bem como um plano auxiliar que compõem o plano de gerenciamento do projeto. O plano de gerenciamento de requisitos poderá incluir:
    • A diretriz sobre como as atividades dos requisitos serão planejadas, rastreadas e relatadas;
    • Processo para priorização de requisitos.

ATT_2_GEP_2Considerações Finais:

Caro leitor, assim encerra-se a explicação do processo planejar o gerenciamento do escopo do projeto, que tem por objetivo definir como será gerenciado o escopo do projeto, suas alterações, entre outros.

Conforme apresentado na postagem, este processo e seus resultados podem garantir diversos benefícios ao gerenciamento do projeto.

Referências Bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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