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Gerenciamento de Projetos baseados no PMBOK – Gerenciamento do Escopo do Projeto – Parte 4

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: definir escopo.

Palavras-chaves:

Definir, Escopo, Processo, Projeto, PMBOK.

Resumo:

Caros leitores,

Dando continuidade a série de postagens que abordar a área de conhecimento de gerenciamento do escopo do projeto, conforme o PMBOK adota, hoje será apresentado o processo definir escopo.

Antes de iniciar a postagem, o autor gostaria de apresentar, novamente, a definição do termo “escopo”, separando o que é escopo do produto do que é escopo do projeto, sendo estas:

Escopo do produto - Terminologia - PMBOK - Link SinergiaEscopo do projeto - Terminologia - PMBOK - Link SinergiaNa últimas duas postagens desta série, o processo coletar requisitos foi apresentado, sendo este responsável por identificar e registrar os requisitos que as partes interessadas identificaram em relação ao projeto, bem como ao serviço, produto ou resultado que o projeto irá gerar.

Uma vez que os requisitos foram identificados e devidamente registrados na documentação de requisitos, saída do processo coletar requisitos, o processo definir o escopo poderá ser iniciado. Isto deve-se ao fato de que uma das entradas do processo definir o escopo é a documentação de requisitos, além de outros documentos, conforme o fluxo do processo apresenta. Segue abaixo o fluxo do processo:

Definir Escopo - Processo - PMBOK - Link Sinergia

Pode haver a inquietação do leitor ao tentar identificar a principal finalidade do processo definir o escopo. O objetivo deste processo, caro leitor, é realizar a criação de uma descrição detalhada do projeto, assim como do produto, serviço ou resultado que será gerado. Este processo apresenta, como o principal benefício, a definição clara do que está incluso no projeto, bem como no produto, serviço ou resultado que será gerado pelo projeto. Esta definição ser dá por meio da definição de quais requisitos serão contemplados no projeto e quais não serão contemplados, ou seja, é uma descrição do que o projeto engloba e, principalmente, do que ele não engloba.

Relata o autor que, durante a experiência obtida gerenciando projetos diversos, a definição correta do escopo é fundamental para o bom andamento do projeto e para seu encerramento. Em muitos casos, onde o escopo é mal definido ou onde as partes interessadas não estão ciente do que o projeto contempla ou não, há diversos problemas, seja por conta da expectativa das partes interessadas não serem atendidas, seja por conta do projeto não atender as necessidades do negócio, entre outros. O processo definir o escopo é fundamental para que o gerente do projeto possa realizar um trabalho de boa qualidade ao gerenciar o projeto conforme planejado, bem como realizar as entregas que atendam o que foi definido, isto deve-se ao fato de que o escopo do projeto é baseado nas entregas principais, premissas e restrições.

Definir Escopo – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do escopo: trata-se de um documento que descreve como o escopo será definido, desenvolvido, monitorado, controlado e verificado. O plano de gerenciamento do escopo é considerado um plano auxiliar que compõem o plano de gerenciamento do projeto;

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  • Termo de abertura do projeto: o termo de abertura do projeto é um documento que formaliza a existência do projeto, designa um gerente de projeto para gerenciar o projeto, atribui autoridade a este gerente de projeto, entre outros;

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  • Documentação de requisitos: conforme apresentado na postagem anterior desta série, trata-se de um documento que tem por objetivo descrever como cada requisito individual está relacionado as necessidades do negócio para o projeto;

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  • Ativos de processo organizacionais: conforme apresentado por diversas vezes, os ativos de processos organizacionais são processos, políticas, planos, lições aprendidas, procedimentos e bases de conhecimento da organização. Os ativos de processos organizacionais podem influenciar o processo definir escopo, assim como o projeto em sua totalidade;

Definir Escopo – Técnicas e ferramentas:

  • Opinião especializada: trata-se da utilização dos conhecimentos de profissionais com vasta experiência ou capacitação adequada. Estes conhecimentos são utilizados a fim de realizar a definição do escopo de maneira adequada. A fontes podem ser diversas, mas não se limitam à:
    • Consultores;
    • Especialistas;
    • Partes interessadas;
    • Patrocinador;
    • Departamentos impactados.

Note, caro leitor, que em diversos processos o PMBOK adota o uso de opinião especializada e outras ferramentas e técnicas. A quantidade de pessoas que ajudarão a definir o escopo do projeto ocorre de acordo com o tamanho, complexidade e com os impactos que o projeto apresentará as partes interessadas. Nem sempre verifica-se a presença de todas as partes interessadas na definição do escopo e, em alguns casos, a definição do escopo é feita pelo patrocinador do projeto.

  • Análise do produto: considerada uma ferramenta eficiente para os casos que o projeto irá gerar um produto, ao invés de um serviço ou resultado, a análise de produto consiste exatamente no que o nome diz. Trata-se de um método que pode ser utilizado para análise do sistema, da arquitetura do sistema, entre outros.
  • Geração de alternativas: trata-se de uma técnica que visa gerar o maior número possível de ideias de como será a execução e o desenvolvimento do trabalho do projeto. Diversas técnicas podem ser utilizadas para a geração de alternativas, por exemplo, brainstorming.
  • Oficinas facilitadas: conforme apresentado na postagem anterior, consiste em um workshop realizado para identificar as informações com maior facilidade, além de ofertar um ambiente de maior colaboração entre as partes interessadas.

Definir escopo – Saídas

  • Especificação do escopo do projeto: a especificação do escopo do projeto é, de fato, a descrição detalhada do escopo do projeto, das entregas, restrições e premissas. Esta especificação detalha as entregas do projeto, bem como todo o trabalho necessário para gerar estas entregas, além de fornecer um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas, o que pode evitar problemas futuros em relação ao escopo do projeto. É comum visualizar, apesar de não ser obrigatório, as exclusões do projeto, ou seja, o que o projeto não irá contemplar, tornando ainda mais claro o entendimento das partes interessadas e evitando expectativas falsas em relação ao projeto e suas entregas.

A especificação do escopo do projeto, pode abordar tanto o escopo do projeto, quanto o escopo do produto, serviço ou resultado, deve ser a mais detalhada possível, pois será por meio destas especificações que o gerente de projeto e a equipe de gerenciamento irão controlar o escopo do projeto, assim sendo, quanto mais detalhada, melhor. A especificação do escopo do projeto inclui, seja por descrição ou por referência a outros documentos, as seguintes informações:

    • Descrição do escopo do produto: características fundamentais para o produto, serviço ou resultado. Pode ser elaborada progressivamente.
    • Critérios de aceitação: critérios que serão utilizados para avaliar se uma entrega está, ou não, de acordo com as condições estabelecidas.
    • Entrega: pode ser o produto, serviço ou resultado, que seja verificável, e é necessário para concluir um processo, fase ou projeto. Podem incluir documentação do projeto, resultados, entre outros.
    • Exclusão do projeto: identifica o que não está incluso no projeto.
    • Restrições: trata-se de um fator limitador, interno ou externo, que afeta o projeto ou um processo. Por exemplo: tempo, orçamento, recursos humanos, entre outros.
    • Premissas: trata-se de um fator que afeta o processo ou projeto e que é tomado como verdadeiro, mesmo não havendo comprovação. Por exemplo, em um projeto de migração de um datacenter, considerar que o prédio terá a infraestrutura necessária. Há a necessidade de evidenciar quais serão os impactos ao projeto, caso estas premissas sejam confirmadas como falsas.

Vale ressaltar, caro leitor, que por mais que haja a sensação de que o termo de abertura do projeto e a especificação do escopo projeto sejam documentos extremamente similares, esta sensação é equivocada. O termo de abertura do projeto além de estar em um alto nível, ou seja, possuir menos detalhes, não conta com informações detalhadas sobre o escopo do projeto, além de possuírem objetivos diferenciados. Enquanto o termo de abertura do projeto contém informações que justificam o projeto, como, por exemplo, a justificativa de se executar o projeto, a especificação do escopo do projeto visa detalhar o que o projeto terá de fazer, além de detalhar as entregas deste.

  • Atualizações nos documentos do projeto: como o processo definir escopo gera uma quantidade relevante de informações, pode haver necessidade de atualizar alguns documentos do projeto, como, por exemplo, a documentação de requisitos, matriz de rastreabilidade, entre outros.

Considerações finais:

Assim, caro leitor, encerra-se a explicação do processo detalhar escopo, um processo primordial para o sucesso do projeto, para evitar falsas expectativas, bem como para controlar o que o projeto irá gerar.

Em muitos projetos, verifica-se a tentativa de realizar este projeto de maneira resumida, a fim de economizar tempo. Engana-se quem acha que isto não gera impactos ao projeto. O que mais ocorre no mundo de projetos é cliente reclamando que o projeto não atende as expectativas das partes interessadas, ou as necessidades de negócio. Isso se deve, em grande parte, a definição falha do escopo, falta de comunicação, entre outros.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; DEVOPS Master; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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