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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento do Tempo do Projeto – Parte 3

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: definir as atividades.

Palavras-chaves:

Definir, Atividades, Processo, Cronograma, Lista, Atributos.

Texto:

Caros leitores,

Dando continuidade a série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento de gerenciamento do tempo do projeto, hoje será apresentado o processo definir as atividades.

O processo definir as atividades tem o objetivo de identificar e documentar as atividades necessárias para que o projeto possa produzir as entregas estipuladas. Não se faz necessário ressaltar o quanto esta atividade é fundamental, pois, tão fundamental quanto saber onde se quer chegar, é saber como se faz para chegar lá. Esta é a essência deste processo.

Reavivando a memória do leitor, em uma postagem anterior foi abordado o processo criar EAP, que tem o objetivo de dividir o projeto em partes menores, a fim de torná-lo mais fácil de gerenciar.

RLMB_Criar_EAP_GEP_6Pois bem, a EAP somente chegará no nível denominado “pacote de trabalho”, que pode conter uma ou mais atividades vinculadas. Estas atividades são definidas exatamente no processo definir as atividades.

Atente-se, caro leitor, não estamos falando de estimar prazos, recursos necessários, relacionamentos entre as atividades, entre outros, porém é normal encontrarmos gerente de projetos realizando todas as definições acima quase que em paralelo. Assim pode surgir a dúvida, está errado? Não está errado. O PMBOK sequencia tais processos a fim de garantir que os usuários possam aprender melhor, ou seja, é uma questão didática, com uma única ressalva, não é possível estimar tempo, recursos, entre outros, sem que antes haja a definição das atividades. Porém pode haver, principalmente em projetos complexos, atividades distintas para definição das atividades, dos prazos, dos recursos necessários, entre outros. O que também não está errado, trata-se de uma questão de método de trabalho.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo:

Definir atividades - Processo - PMBOK - Link Sinergia

Fluxo do processo – Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Definir as atividades – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do cronograma: apresentado na postagem anterior desta série, o plano de gerenciamento do cronograma é um plano auxiliar que tem o objetivo de nortear o gerente de projeto e a equipe de gerenciamento do projeto sobre como desenvolver, executar e controlar o cronograma do projeto.
  • Linha de base do escopo: já abordada em outras postagens,a linha de base do escopo nada mais é do que a versão aprovada de uma declaração de escopo, da EAP e do dicionário da EAP.
  • Fatores ambientais da empresa: o conjunto de todos os fatores, internos e externos, que possam exercer algum tipo de influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequente, sobre o gerenciamento de projeto.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Neste caso, os ativos de processos organizacionais podem disponibilizar uma determinada maneira de realizar o processo definir as atividades, prover informações por meio de lições aprendidas, uma lista padrão de atividades pré-definidas, entre outros.

Definir as atividades – Ferramentas e técnicas:

  • Decomposição: trata-se da técnica utilizada para dividir e subdividir o escopo do projeto e suas entregas em partes menores. Neste caso, a decomposição irá dividir os pacotes de trabalho, gerados no processo criar EAP, em atividades, a fim de conseguir realizar as entregas do projeto.

ATT_1_GTP_3

  • Planejamento em ondas sucessivas: trata-se, de maneira resumida, de um processo realizado progressivamente, ou seja, a definição das atividades ocorre de acordo com a obtenção do conhecimento sobre o projeto. Por exemplo, pode-se ter no início do projeto, mais especificamente no planejamento do projeto, poucos detalhes sobre quais atividades são necessárias para realizar as entregas do projeto. O projeto é iniciado e com o passar do tempo, o conhecimento permite que o gerente de projeto e a equipe de gerenciamento do projeto, apoiados pelos especialistas, possam detalhar de forma efetiva as atividades. Este é um exemplo de um projeto realizado progressivamente. Não se espante, caro leitor, trata-se de uma situação comum, para ser mais preciso, trata-se de uma estratégia de gerenciamento.
  • Opinião especializada: como apresentado em diversas postagens, trata-se da utilização de conhecimentos de profissionais altamente capacitados, ou com vasta experiência.

Definir as atividades – Saídas:

  • Lista de atividades: como o próprio nome diz, trata-se de uma lista que abrange todas as atividades a serem executadas no processo. Esta lista contempla um identificador único e título exclusivo para cada atividade, bem como a descrição detalhada do escopo de cada atividade, a fim de assegurar o correto entendimento da atividade tanto pelo executor, quanto pela equipe de gerenciamento do projeto.
  • Atributos das atividades: os atributos das atividades são os componentes de cada atividade, ou seja, as atividades possuem duração, podem ter recursos vinculados, sejam humanos ou não, custos, entre outros. Este componentes podem variar de projeto para projeto. Em determinados projetos podem ser compostos, por exemplo, por atividades predecessoras, atividades sucessoras, restrições, premissas, responsável pela execução do trabalho, antecipações, esperas, entre outros. Os atributos das atividades são utilizados para o desenvolvimento do cronograma e para a seleção, sequenciamento, entre outros.

Marco - Terminologia - PMBOK - Link Sinergia

  • Lista de marcos: a lista de marcos nada mais é do uma lista que identifica todos os marcos do projeto, além de identificar se trata-se de um marco obrigatório, por exemplo, exigido por contrato, ou um marco opcional, por exemplo, marcos baseados em informações históricas. No cronograma, os marcos são semelhantes as atividades normais, porém não possuem duração, pois não são atividades a serem executadas, mas a retratação de um momento no tempo.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a explicação do processo definir as atividades. Como visto na postagem acima, trata-se de um processo fundamental, pois não é possível alcançar um objetivo sem saber o que deve ser feito.

Referências Bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; DEVOPS Master; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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