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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento do Tempo do Projeto – Parte 4.1

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: sequenciar as atividades.

Palavras-chaves:

Sequenciar, Atividades, Processo, Relacionamento, Projeto.

Texto:

Caros leitores,

Dando continuidade a série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento de gerenciamento do tempo do projeto, hoje será apresentada a primeira parte do processo sequenciar as atividades.

Conforme apresentado na postagem anterior, o primeiro passo é definir quais atividades são necessárias para que o projeto possa realizar suas entregas e, consequentemente, alcançar seu objetivos. O responsável por este primeiro passo é processo definir as atividades.

RLMB_GTP_4_1Pois bem, uma vez que as atividades foram definidas, é possível realizar o sequenciamento das atividades, ou seja, realizar a identificação e documentação dos relacionamentos entre as atividades do projeto e conseguir estabelecer uma sequência lógica, a fim de obter-se a maior eficiência possível para execução do projeto.

Note, caro leitor, este é um passo fundamental para o gerenciamento do projeto, pois o relacionamento entre as atividades, acrescido pela duração estimada da atividade, assunto que ainda não foi abordado nesta série, serão essenciais para entender o tempo necessário para a execução do projeto, pois o relacionamento entre as atividades pode influenciar diretamente a duração do projeto ou fase.

Vale ressaltar que toda e qualquer atividade ou marco, com exceção da primeira e da última, devem possuir relacionamento com uma atividade predecessora e a uma atividade sucessora, juntamente com um relacionamento lógico, a fim de criar-se um cronograma realista. Além disto, pode ser necessário utilizar a antecipação ou espera do tempo entre as atividades, também para suportar um cronograma executável e realista.

Um ponto a se ter em mente é: um dos motivos que mais levam o projeto ao insucesso ou cancelamento é o planejamento inadequado. Definir as atividades necessárias, sequenciar corretamente estas atividades, estimar o tempo, são todos processos de planejamento e são fundamentais para o sucesso do projeto. É normal encontrar projetos com planejamento “nas coxas”, muitas vezes por conta de gerentes de projeto incapacitado, em outro casos por conta de organizações com baixa maturidade em gerenciar projetos e, em muito casos, por conta de patrocinadores que tendem a determinar tempo, custo e qualidade incompatível. Um projeto que tem uma data limite, deve ser planejado com cuidado, pois pode não haver tempo suficiente para entregar o projeto, pode não atender ao orçamento imposto ou a qualidade desejada. Qualquer uma destas três variáveis que for alterada, poderá alterar as outras duas. Por exemplo, um projeto com limite de custo pode ter o tempo maior e a qualidade menor, um projeto com limite de tempo, poderá ter maior custo e menor qualidade e, por fim, um projeto com qualidade elevada poderá acarretar em custo e tempo maior e, por mais que isto pareça ser a coisa mais simples do mundo, existem organizações, gerentes de projeto, partes interessadas, entre outros, que ignoram isto por completo.

ATT_GTP_4_1Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo sequenciar atividades:

Sequenciar as atividades - Processo - PMBOK - Link Sinergia

Fluxo do processo: Entradas, Ferramentas, Técnicas e Saídas.

Sequenciar as atividades – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do cronograma: apresentado em uma postagem anterior desta série, o plano de gerenciamento do cronograma é um plano auxiliar que tem o objetivo de nortear o gerente de projeto e a equipe de gerenciamento do projeto sobre como desenvolver, executar e controlar o cronograma do projeto.
  • Lista de atividades: resultado do processo denominado definir as atividades, apresentado na postagem anterior a atual, a lista de atividades nada mais é do que uma lista que possui todas as atividades que foram definidas como necessárias para que o projeto possa realizar suas entregas e cumprir seus objetivos.
  • Atributos das atividades: os atributos das atividades são os componentes de cada atividade, ou seja, as atividades possuem duração, podem ter recursos vinculados, sejam humanos ou não, custos, entre outros. Este componentes podem variar de projeto para projeto. Em determinados projetos podem ser compostos, por exemplo, por atividades predecessoras, atividades sucessoras, restrições, premissas, responsável pela execução do trabalho, antecipações, esperas, entre outros. Os atributos das atividades são utilizados para o desenvolvimento do cronograma e para a seleção, sequenciamento, entre outros.

Marco - Terminologia - PMBOK - Link Sinergia

  • Lista de marcos: a lista de marcos nada mais é do uma lista que identifica todos os marcos do projeto, além de identificar se trata-se de um marco obrigatório, por exemplo, exigido por contrato, ou um marco opcional, por exemplo, marcos baseados em informações históricas. No cronograma, os marcos são semelhantes as atividades normais, porém não possuem duração, pois não são atividades a serem executadas, mas a retratação de um momento no tempo.
  • Especificação do escopo do projeto: a especificação do escopo do projeto é, de fato, a descrição detalhada do escopo do projeto, das entregas, restrições e premissas. Esta especificação detalha as entregas do projeto, bem como todo o trabalho necessário para gerar estas entregas, além de fornecer um entendimento comum do escopo do projeto entre as partes interessadas, o que pode evitar problemas futuros em relação ao escopo do projeto.
  • Fatores ambientais da empresa: é o conjunto de todos os fatores, internos e externos, que possam exercer algum tipo de influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequente, sobre o gerenciamento de projeto.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. No processo sequenciar as atividades, pode haver a utilização de modelos pré-definidos, de alguma metodologia para sequenciamento, entre outros.

Considerações finais:

Caros leitores, assim se encerra a primeira postagem que abordará o processo sequenciar atividades. O autor optou pela divisão em duas partes, para que o leitor possa ter exemplos melhores e para que não torne-se uma leitura maçante e improdutiva.

Na próxima postagem serão abordadas as ferramentas e técnicas, principal ponto do processo sequenciar atividades:

Referências Bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; DEVOPS Master; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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