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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento do Tempo do Projeto – Parte 7.5

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo desenvolver o cronograma.

Palavras-chaves:

Cronograma, Paralelismo, Nivelamento, Compressão, Desenvolver.

Texto:

Caros leitores,

Dando continuidade à série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento de gerenciamento do tempo do projeto, hoje será apresentada a quinta e última postagem que abordará o processo desenvolver o cronograma.

Nas postagens anteriores, foi apresentada a introdução ao processo, bem como foi iniciada a apresentação das técnicas e ferramentas. Nesta postagem, o autor continuará apresentando as técnicas e ferramentas.

Um dos maiores problemas para quem gerencia projetos são as datas. Normalmente, os clientes tendem a solicitar projetos em prazos menores do que o projeto demanda e isto pode acarretar diversos problemas para o gerente de projetos e para equipe de gerenciamento de projeto. Neste caso, o gerente de projetos pode utilizar um recurso chamado de compressão de cronograma. A compressão de cronograma consiste na adoção de técnicas para reduzir a duração do cronograma sem afetar o escopo do projeto. As técnicas de compressão do cronograma visam cumprir as restrições do cronograma, datas impostas ao projeto e os demais objetivos. O PMBOK aborda duas técnicas de compressão, porém podem haver outras.

  • Compressão de cronograma:
    • Compressão: trata-se de uma técnica adotada para reduzir a duração do cronograma por meio da adição de mais recursos. Este tipo de técnica pode ir desde a adoção de horas-extras, até  incremento de recursos adicionais ao projeto. Esta técnica somente funciona para as atividades do caminho crítico, onde adoção de recursos adicionais pode reduzir o tempo de duração das atividades e, consequentemente, a duração do projeto. Vale ressaltar que a adoção da técnica de compressão gera, invariavelmente, aumento dos custos e dos riscos, podendo ser inviável. Resumidamente, na compressão troca-se tempo por dinheiro.
    • Paralelismo: trata-se também de uma técnica aplicada ao caminho crítico, porém é diferente da técnica de compressão. O paralelismo altera a execução sequencial de atividades para que estas possam ser executadas em paralelo. Esta técnica nem sempre é passível de adoção. Imagine, caro leitor, um projeto para instalação de um determinado software em um servidor. Neste exemplo, é impossível realizar a instalação do software em paralelo com a instalação do sistema operacional. A adoção da técnica de paralelismo pode resultar em retrabalho e aumento de riscos e, como explicado no exemplo, somente poderá ocorrer se as atividades puderem ser sobrepostas.
  • Ferramenta de cronograma: são ferramentas utilizadas para automatizar o processo de desenvolvimento do cronograma, podendo conter diversas funções, por exemplo, agendamento automático de atividades, diagrama de redes, apresentação de caminho crítico, entre outros. As duas ferramentas mais conhecidas atualmente são: Microsoft Project 2013 e Primavera.

Desenvolver o cronograma – saídas:

  • Linha de base do cronograma: apresentada anteriormente, a linha de base do cronograma nada mais é do que a versão aprovada de um modelo de cronograma que somente poderá ser alterada mediante a execução dos processos de controle. A linha de base do cronograma é utilizada para comparar os resultados reais do projeto em relação ao que foi planejado, isto ocorre durante a fase de monitoramento e controle, onde as datas aprovadas para a linha de base do cronograma são comparadas com a datas reais, a fim de avaliar as possíveis variações entre o real e o planejado.
  • Cronograma do projeto: trata-se, literalmente, do cronograma do projeto contendo a apresentação das atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados. O cronograma inclui sempre uma data de início, uma data término para o projeto e pode incluir também detalhes de recursos, calendários, entre outros. O cronograma do projeto pode ser apresentado de maneira resumida, podendo ser chamado de cronograma mestre ou cronograma de marcos, ou de maneira detalhada, que é mais comum para quem gerencia projetos. Um outro ponto relevante do cronograma do projeto é a adoção de exibição em barras, ou seja, um modelo visual que possibilita a visualização e entendimento do projeto de maneira rápida.
  • Dados do cronograma: é o conjunto de dados do cronograma que compõem as informações necessárias para descrever e controlar o cronograma. Os dados do cronograma podem incluir os marcos do cronograma, atividades, premissas, restrições, entre outros. A quantidade de dados disponíveis no cronograma depende da complexidade e do tamanho do projeto e também podem variar de acordo com a área do projeto.
  • Calendários do projeto: trata-se de um calendário que identifica os dias úteis e turnos disponíveis para as atividades, distinguindo os períodos de tempo nos dias, ou parte destes dias, em que se pode completar as atividades agendadas.
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento. Diversos itens poderão ser atualizados no plano de gerenciamento de projetos, incluindo:
    • Linha de base do cronograma;
    • Plano de gerenciamento do cronograma.
  • Atualizações nos documentos do projeto: diversos documentos podem demandar atualização, incluindo:
    • Requisitos de recursos das atividades;
    • Calendários;
    • Registro de riscos.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a explicação do processo desenvolver o cronograma. Ressalta o autor que este é um processo fundamental e, também, um dos maiores fatores de insucesso dos projetos, pois o desenvolvimento do cronograma de maneira simplista ou de maneira errada pode acarretar em uma série de complicações ao gerente de projeto, bem como acarretar na redução da qualidade percebida pelo cliente, impossibilitando a execução de novos projetos e, em casos extremos, levando ao cancelamento do projeto.

Ressalta o autor que a utilização da técnica de compressão do cronograma ou de paralelismo, são de extrema valia e utilizadas frequentemente por gerentes de projeto.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Preparatório para o Exame PMP® – Oitava Edição – RMC Publications, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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