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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento do Tempo do Projeto – Parte 8

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: controlar o cronograma.

Palavras-chaves:

Análise, Desempenho, Cronograma, Gerenciamento, Calendário.

Texto:

Caros Leitores,

Dando continuidade à série de postagens que abordam os processos da área de conhecimento de gerenciamento do tempo do projeto, hoje será apresentado o último processo contemplado por esta área do conhecimento, trata-se do processo controlar o cronograma.

Não há dúvida que realizar o devido planejamento do projeto seja fundamental, mas tão importante quanto o planejamento é a execução e controle do projeto em sua totalidade, para que este possa alcançar seus objetivos. O processo controlar o cronograma tem por essência realizar o monitoramento da execução das atividades, para que estas ocorram conforme planejado. Em uma linguagem simples, trata-se da atualização do andamento das atividades no cronograma para que o gerente de projeto possa identificar se o projeto está saindo conforme planejado ou se este demandará ajustes.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo:

Controlar o Cronograma - Fluxo do processo - PMBOK

Fluxo do processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Controlar o cronograma – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos das demais áreas de conhecimento. Neste caso, o plano de gerenciamento do cronograma, que compõem o plano de gerenciamento do projeto, irá prover informações sobre como o cronograma será criado, gerenciado e controlado. Já a linha de base do cronograma servirá para comparar o resultado real com o planejado, a fim de identificar possíveis desvios, necessidade de mudanças, entre outros.
  • Cronograma do projeto: trata-se do cronograma do projeto contendo a apresentação das atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados. O cronograma inclui sempre uma data de início e uma data término para o projeto e pode incluir também detalhes de recursos, calendários, entre outros. O cronograma do projeto pode ser apresentado de maneira resumida, podendo ser chamado de cronograma mestre ou cronograma de marcos, ou de maneira detalhada, que é mais comum para quem gerencia projeto.
  • Dados de desempenho do trabalho: são informações relacionadas ao desempenho real do projeto, por exemplo, atividades iniciadas, progresso destas atividades, atividades em atraso, atividades concluídas, entre outras. Estas informações são de grande valia para que o processo controlar o cronograma possa ter a visão real sobre a saúde do projeto.
  • Calendários do projeto: trata-se de um calendário que identifica os dias úteis e turnos disponíveis para as atividades, distinguindo os períodos de tempo nos dias, ou parte destes dias, em que se pode completar as atividades agendadas.
  • Dados do cronograma do projeto: é o conjunto de dados do cronograma que compõem as informações necessárias para descrever e controlar o cronograma. Os dados do cronograma podem incluir os marcos do cronograma, atividades, premissas, restrições, entre outros. A quantidade de dados disponíveis no cronograma depende da complexidade e do tamanho do projeto e também podem variar de acordo com a área do projeto.
  • Ativos de processos organizacionais: conforme apresentado por diversas vezes, os ativos de processos organizacionais são processos, políticas, planos, lições aprendidas, procedimentos e bases de conhecimento da organização que podem ser utilizados. Os ativos de processos organizacionais podem influenciar como o processo controlar o cronograma irá desempenhar suas atividades.

Controlar o cronograma – Ferramentas e Técnicas:

  • Análise de desempenho: são técnicas utilizadas para realizar a análise de desempenho do cronograma do projeto, ou seja, a análise de desempenho irá analisar se as datas reais de início e término das atividades são iguais as datas planejadas, a porcentagem real de conclusão das atividades e a porcentagem restante, entre outros. Existem diversas técnicas para análise de desempenho, entre elas:
    • Análise de tendências: trata-se de uma técnica que visa analisar se o desempenho do projeto ao longo do tempo, ou seja, o que já foi executado, para que seja possível determinar se o desempenho está melhorando ou piorando. Normalmente esta técnica faz uso de análises gráficas, o que possibilita um entendimento mais fácil.
    • Método do caminho crítico: trata-se da análise do desempenho das atividades que compõem o caminho crítico, pois qualquer variação nestas atividades podem afetar a data de término planejada para o projeto. Outro ponto importante é a avaliação das atividades que compõem os caminhos quase críticos, pois atrasos nestas atividades que excedam as folgas disponíveis, podem afetar a data de término planejada para o processo.
    • Método da corrente crítica: trata-se da análise do tamanho do buffers restantes em relação ao tamanho dos buffers necessários para a proteção da data de término prevista para o projeto. A diferença entre os buffers necessários e os buffers restantes pode determinar a necessidade de execução de uma ação corretiva.
    • Gerenciamento do valor agregado: existem alguns modelos de cálculo utilizados para avaliar a saúde do projeto como, por exemplo, a variação de prazo (VPR), ou índice de desempenho de prazo (IDP), que são utilizados para avaliar o tamanho da variação da execução real em relação a linha de base do cronograma e, caso seja necessário, determinar uma ação de correção.

Variação de Prazo (VPR) - Atenção

  • Software de gerenciamento do projeto: são softwares utilizados para auxiliar o gerente de projeto e o time de gerenciamento de projeto a controlar o projeto. Estas ferramentas se complementam com a ferramenta de cronograma. O Microsoft Project 2013 se caracteriza tanto como software de gerenciamento do projeto, quanto como ferramenta de cronograma, isto deve-se a gama de recursos que a ferramenta oferece.
  • Técnicas de otimização de recursos: tratam-se de técnicas que tem o objetivo de realizar ajustes no cronograma perante a oferta e demanda de recursos, ou seja, ajustar o cronograma para utilizar recursos de uma maneira mais eficiente.

Relembre - Técnicas de otimização dos recursos

  • Técnicas de criação de modelos: tratam-se de técnicas utilizadas para simular impactos ao projeto a partir de situações hipotéticas.

Relembre - Técnicas de criação de modelos

  • Antecipações e esperas: abordados em uma postagem anterior, tratam-se de refinamentos que são aplicados para produzir um cronograma viável.

Relembre - Antecipações e esperas

  • Compressão do cronograma: são técnicas utilizadas realizar ajustes de atividades atrasadas em relação a linha de base do cronograma.

Relembre - Técnicas de compressão do cronograma

  • Ferramenta do cronograma: são ferramentas utilizadas para automatizar o processo de desenvolvimento do cronograma, podendo conter diversas funções, por exemplo, agendamento automático de atividades, diagrama de redes, apresentação de caminho crítico, entre outros. As duas ferramentas mais conhecidas atualmente são: Microsoft Project 2013 e o Primavera.

Controlar o cronograma – Saídas:

  • Informações sobre desempenho: os indicadores de variação de prazo (VPR) e índice de desempenho de prazos (IDP) são calculados, documentados e apresentados aos stakeholders, a fim de apresentar o desempenho real do projeto e justificar ações necessárias para correção.
  • Previsões do cronograma: tratam-se de estimativas ou previsões de condições ou possíveis eventos futuros que são concebidas a partir dos dados de desempenho do projeto.
  • Solicitações de mudanças: mediante a análise das informações de desempenho, análise dos indicadores de variação, entre outros, pode ser necessário a solicitação de mudanças para ajustar a execução real do projeto em relação ao planejado.
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto: diversos documentos podem sofrer atualizações no processo controlar o cronograma, entre eles:
    • Cronograma do projeto: o cronograma do projeto será atualizado não somente pelos dados de andamento das atividades, mas também quando houver mudanças necessárias para ajustar o projeto.
    • Registro de riscos: devido a identificação de novos riscos, como, por exemplo, riscos por conta de atrasos, riscos por problemas com recursos, entre outros, o registro de riscos e os planos de respostas poderão sofrer atualizações.
  • Atualizações nos documentos do projeto: diversos documentos poderão ser alvo de atualização, entre eles:
    • Registro dos riscos;
    • Cronograma do projeto;
    • Dados do cronograma.
  • Atualizações nos ativos de processos organizacionais: devido a necessidade de correção do andamento do projeto, alguns ativos de processos organizacionais poderão sofrer atualizações, entre eles:
    • Lições aprendidas;
    • Métodos para controle do cronograma;
    • Ações corretivas e suas razões.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a explicação do processo controlar o cronograma. Ressalta o autor que realizar o controle do cronograma é tão fundamental quanto planejar, justamente para garantir que o que foi planejado será executado.

Outro ponto fundamental é entender que projetos não são estáticos, ou seja, eles podem sofrer alterações, porém toda e qualquer alteração deverá ocorrer de maneira formal, bem como demandará que sejam verificados os impactos, como, por exemplo, aumento do custo, aumento do tempo, alteração do escopo, entre outros.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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