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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento dos Custos do Projeto – Parte 2

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: planejar o gerenciamento dos custos.

Palavras-chaves:

Planejar, Gerenciamento, Custos, Projeto, Controle.

Texto:

Caros leitores,

Quão importante são os custos ao se executar um projeto? Quão importante é controlar os custos para que orçamento estimado e aprovado seja o suficiente? São de importância total, acredite.

Empresas executam projetos basicamente para melhorar alguma capacidade, ou para habilitar alguma nova habilidade, ou seja, aumentar sua gama de serviços ou produtos, não há outro motivo. Nenhuma empresa executa algum projeto sem avaliar qual será o retorno em relação ao capital investido, e não somente o retorno, mas também o tempo em que se conseguirá obter este retorno.

Portanto, o board da empresa, também conhecido como diretoria, presidência, entre outros, tem total interesse em saber se o projeto está sendo executado no prazo estimado e com a qualidade definida, mas também tem muito interesse em avaliar a saúde financeira do projeto, ou seja, avaliar se o projeto está sendo executado dentro dos custos previstos.

Para lhe dar com esta situação, o PMBOK apresenta quatro processos vinculados a área de conhecimento de gerenciamento dos custos do projeto. Esta postagem irá apresentar o processo planejar o gerenciamento dos custos, que é o primeiro dos quatro processos.

O processo planejar o gerenciamento dos custo tem por objetivo estabelecer como os custos do projeto serão planejados, gerenciados e controlados, e isto se dará por meio de políticas, procedimentos e documentações. O principal benefício fornecido pelo processo planejar o gerenciamento dos custos, é justamente prover ao gerente de projeto e à equipe de gerenciamento de projetos as diretrizes e instruções sobre como os custos do projeto devem ser controlados ao longo do projeto.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo.

 

Planejar o gerenciamento dos custos - Processo - Link Sinergia

Fluxo do processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Planejar o gerenciamento dos custos – entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento. Para o processo planejar o gerenciamento dos custos, o plano de gerenciamento do projeto irá prover diversas informações, entre elas:

Relembre_Plan_Ger_proj_1

    • Linha de base do cronograma: a linha de base do cronograma irá prover as informações sobre em qual momento os custos do projeto irão incorrer, ou seja, em que momento será necessário utilizar os valores disponibilizados para o projeto.

Linha de base do cronograma - Definição - PMBOK

    • Linha de base do escopo: trata-se da versão aprovada da especificação do escopo do projeto, da EAP e do dicionário da EAP associado.

Linha de base do escopo do projeto - Definição - PMBOK

  • Termo de abertura do projeto: o termo de abertura do projeto é um documento que oficializa a execução do projeto, o gerente do projeto e dá, ao gerente de projeto, o nível de autoridade necessária para executar o projeto. O termo de abertura do projeto contém um orçamento de resumo que será utilizado como base para a definição dos custos detalhados do projeto, além de conter os requisitos de aprovação do projeto, requisitos estes que irão influenciar o gerenciamento dos custos do projeto.

Relembre - Termo de abertura do projeto

  • Fatores ambientais da empresa: é o conjunto de fatores, internos ou externos, que possam exercer influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequentemente, sobre o modo como o projeto será gerenciado. Os fatores ambientes da empresa podem influenciar diretamente como será realizado o gerenciamento dos custo do projeto. Por exemplo:
    • O modelo de gerenciamento dos custos do projeto pode variar de acordo com o modelo de estrutura organizacional;
    • As taxas de câmbio podem ser determinantes para projetos internacionais;
    • O sistema de gerenciamento de projetos adotado pela organização, pode influenciar como os custos do projeto serão gerenciados.

Relembre - Fatores ambientais da empresa

  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Os ativos de processos organizacionais, também podem influenciar na maneira como os custos do projeto serão gerenciados, por exemplo:
    • Procedimentos de controle financeiros já adotados pela organização poderão ser utilizados para gerenciar os custos do projeto;
    • Lições aprendidas de projetos anteriores poderão definir a adoção de um nível de rigor, maior ou menor, no gerenciamento dos custos do projeto.

Planejar o gerenciamento dos custos – Ferramentas e Técnicas:

  • Opinião especializada: A adoção de opiniões especializadas, como, por exemplo, do gerente de projeto, de profissionais do setor financeiro, entre outros, pode sugerir a adoção de certos métodos a serem utilizados para a criação do plano de gerenciamento do projeto, bem como dos modelos de controle financeiro que serão adotados para gerenciar os custos do projeto.
  • Técnicas analíticas: O desenvolvimento do plano de gerenciamento do projeto poderá demandar a escolha de opções sobre como serão obtidos os valores necessários para a execução do projeto, ou seja, se o projeto será ou não financiado e de onde virá este capital.
  • Reuniões: como a definição do plano de gerenciamento de custos do projeto é realizada por diversos profissionais, a adoção de reuniões pode ser de grande ajuda para que as partes envolvidas cheguem a um consenso.

Planejar o gerenciamento dos custos – Saídas:

  • Plano de gerenciamento dos custos: trata-se de um documento que descreve como os custos do projeto serão planejados, estruturados e controlados. Vale ressaltar que é considerado um plano auxiliar, ou seja, é um plano que irá compor o plano de gerenciamento do projeto. Os processos de controle financeiro, ferramentas, técnicas, documentações, entre outros, estão contidos no plano de gerenciamento dos custos. Este plano irá definir:
    • Unidades de medida: unidades utilizadas em medições, por exemplo: tempo, custo, metros, litros, entre outros, são definidas para cada um dos recursos que serão utilizados. Por exemplo: areia medida em m³, tempo medido em horas.
    • Nível de precisão: o grau em que as estimativas de custos das atividades do projeto serão arredondadas para mais ou para menos. Por exemplo: o custo é R$ 1.100,75, então será considerado R$ 1.101,00.
    • Nível de exatidão: é a faixa de variação que será adotada para as estimativas de duração das atividades, por exemplo: a duração é de 5 horas e tem uma variação de ±10%.
    • Associação com procedimentos organizacionais: A EAP fornece a estrutura para o plano de gerenciamento dos custos, provendo consistência em estimativas, orçamentos e no controle de custos. O componente da EAP usado para a contabilidade de custo do projeto é denominado conta de controle. Toda conta de controle recebe um código único ou um número de conta que se relaciona com o sistema contábil.
    • Limites de controle: são especificados os limites aceitáveis de desvios dos custos em relação a linha de base dos custos. Este limites, normalmente, são expressados em porcentagem. Por exemplo: em uma análise o gerente pode chegar a seguinte conclusão: “Estamos 5% acima da linha de base dos custos, porém dentro do limite de controle de 10%”. Neste caso, o projeto está mais caro que o previsto, mas ainda dentro do limite definido como aceitável.
    • Regras para medição de desempenho: trata-se da definição dos métodos sobre como será medido o desempenho do projeto em relação aos custos.
    • Formatos de relatórios: trata-se da definição do formato e da frequência em que os relatórios de gerenciamento dos custos serão concebidos e emitidos.
    • Descrições dos processos: trata-se da descrição detalhada dos processos adotados para gerenciar os custos do projeto.
    • Detalhes adicionais: trata-se da documentação de qualquer outro detalhe adicional relevante.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a explicação do processo planejar o gerenciamento dos custos. Ressalta o autor que trata-se de um processo fundamental e que, o plano de gerenciamento dos custos, para projetos médios e grandes, é fundamental para um controle adequado dos custos do projeto.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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