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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento dos Custos do Projeto – Parte 3.1

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: estimar os custos.

Palavras-chaves:

Estimar, Custos, Processo, Gerenciamento, Projeto.

Texto:

Caros leitores,

Como apresentado anteriormente, projetos possuem custos, pois projetos podem demandar mão de obra, materiais, serviços, instalações, entre outros. Mas como identificar qual o montante de recursos financeiros, entenda-se dinheiro, necessário para realizar um projeto? Para lidar com esta situação, o PMBOK apresenta o processo chamado estimar os custos, da área de conhecimento de gerenciamento dos custos do projeto.

O processo estimar os custos tem o objetivo de criar uma estimativa dos recursos financeiros necessários para executar as atividades do projeto, seu principal benefício é, justamente, a estimativa dos recursos financeiros necessários, pois tal estimativa primeiramente levará o patrocinador, ou grupo de patrocinadores, a definir se o projeto é viável ou não, além de possibilitar que a equipe de gerenciamento de projeto considere outros pontos, como, por exemplo, a definição se certas atividades serão feitas internamente ou se serão terceirizadas, ou se determinados equipamentos serão comprados ou alugados, entre outros.

Um ponto interessante a se destacar é que a estimativa de recursos financeiros necessários para execução do projeto pode variar com o decorrer do projeto, ou seja, esta estimativa poderá ser refinada durante o ciclo de vida do projeto. A estimativa realizada no início do projeto pode ter a ordem de grandeza entre -25% e +50%, ou seja, com o decorrer do projeto o valor real, em comparação com a estimativa, pode ser até 25% menor ou atingir até 50% acima do previsto. Conforme o projeto evolui esta variação diminui e pode alcançar uma taxa de variação entre -5% e +10%. Algumas organizações tem diretrizes que determinam quando os refinamentos serão realizados e qual grau de exatidão esperado.

Um ponto básico é que as estimativas, normalmente, são expressas em uma determinada unidade monetária, por exemplo: Euro, Real, Libras, entre outras. Porém pode haver, por mais que seja muito incomum, a realização de estimativas baseadas em valor de horas de profissionais. Este segundo tipo de estimativa tem um benefício de não sofrer variação quando o valor cambial da moeda escolhida flutua, seja para mais ou para menos.

Vale ressaltar que a estimativa de recursos financeiros inclui todos os recursos que serão necessários para a execução do projeto. Abaixo segue uma lista de exemplos de recursos que são incluídos na estimativa:

  • Mão de obra;
  • Equipamentos;
  • Materiais;
  • Instalações;
  • Serviços;
  • Custo de recursos financeiros (Ex.: Juros de empréstimos);
  • Inflação;
  • Outros.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo estimar os custos:

Estimar os custos - Fluxo do processo - Ger. dos Custos

Fluxo do processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Estimar os custos – Entradas:

  • Plano de gerenciamento dos custos: apresentado na postagem anterior desta série, trata-se de um documento que descreve como os custos do projeto serão planejados, estruturados e controlados. Vale ressaltar que é considerado um plano auxiliar, ou seja, é um plano que irá compor o plano de gerenciamento do projeto. Os processos de controle financeiro, ferramentas, técnicas, documentações, entre outros, estão contidos no plano de gerenciamento dos custos.
  • Plano de gerenciamento dos recursos humanos: trata-se de um documento que fornece informações sobre como gerenciar os recursos humanos que serão necessários para a execução do projeto. Este documento inclui informações sobre recrutamento de profissionais, reconhecimentos, entre outros.
  • Linha de base do escopo: trata-se da versão aprovada da especificação do escopo do projeto, da EAP e do dicionário da EAP associado, ou seja, trata-se da definição clara de tudo o que o projeto irá fazer e, principalmente, o que ele não irá fazer. A linha de base do escopo irá fornecer informações sobre todos os trabalhos que necessitarão ser executados para que o projeto tenha êxito. Estas informações irão auxiliar na execução do processo estimar os custos. Existem outras informações adicionais que poderão ser encontradas, por exemplo, implicações contratuais sobre segurança, saúde, desempenho, entre outras.
  • Cronograma do projeto: trata-se, literalmente, do cronograma do projeto contendo a apresentação das atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados. Estes dados são necessários para que o processo estimar os custos possa identificar o tipo e quantidade de recursos necessários para execução do projeto, bem como a quantidade de tempo em que o projeto necessitará de cada recurso. Vale ressaltar que o processo estimar os recursos das atividades e o processo estimar os custos são diretamente relacionados, pois a definição dos recursos necessários irão afetar diretamente as estimativas de custos, assim como o processo estimar as durações das atividades também irá influenciar.
  • Registro dos riscos: este é um documento que contém os resultados das análises de riscos realizadas pelo projeto, bem como o planejamento de respostas para os riscos que foram considerados relevantes e serão tratados. Para o processo estimar os custos, o registro dos riscos é necessário para que seja possível estimar os custos das respostas aos riscos, pois, normalmente, os riscos causam impactos tanto à atividade quanto aos custos.
  • Fatores ambientais da empresa: é o conjunto de fatores, internos ou externos, que possam exercer influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequentemente, sobre o modo como o projeto será gerenciado. Os fatores ambientais da empresa podem afetar diretamente o processo estimar os custos. Por exemplo, a variação cambial pode afetar a estimativa de custos para projetos internacionais, ou as condições do mercado que determinam, por meio de oferta e demanda, o determinado valor de um serviço ou produto que será utilizado pelo projeto, entre outros.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Determinadas empresas podem possuir, por exemplo, uma política definida para estimativa de custos de um projeto, ou lições aprendidas que influenciem como serão realizadas tais estimativas, entre outros.

Considerações finais:

Caros leitores, assim encerra-se a introdução ao processo estimar os custos. O autor adotará, por critério de melhora da didática, a divisão da explicação deste processo em mais de uma postagem.

Ressalta o autor que este é um processo fundamental, pois pode dar base para que profissionais que atuam com gerenciamento de projeto passem a adotar um método de estimativa de custos mais eficaz, bem como possibilita claro entendimento para o profissionais que pretendem realizar o exame para PMP.

Referência Bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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