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Gerenciamento de Projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento dos Custos do Projeto – Parte 3.2

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: estimar os custos.

Palavras-chaves:

Estimar, Custos, Reserva, Análise, Projeto.

Texto:

Caros leitores,

Dando sequência a explicação dos processos abordados no PMBOK, mais precisamente na área de conhecimento de gerenciamento dos custos, esta postagem continuará a explicar o processo estimar os custos.

Na postagem anterior o autor apresentou o resumo, o fluxo e as entradas do processo acima citado. Nesta postagem serão apresentadas as ferramentas e técnicas, bem como as saídas.

Estimar os custos – Ferramentas e técnicas:

  • Opinião especializada: para o processo estimar os custos, a adoção de opiniões especializadas pode ser de grande valia. Estes conhecimentos, somados as informações históricas, informações de projetos similares e outras informações relevantes, podem ajudar a organização a decidir como será o modelo, ou a combinação de dois ou mais modelos, que será empregado para realizar as estimativas dos custos.
  • Estimativa análoga: trata-se de uma técnica que visa estimar os custos por meio de comparação com projetos similares já executados. Esta técnica considera diversas variáveis, por exemplo, escopo, duração das atividades, duração do projeto, complexidade, entre outras. A estimativa análoga, normalmente, é adotada quando as informações sobre o projeto são escassas, por exemplo, na fase inicial de um projeto. Esta técnica se vale de informações históricas e opiniões especializadas.

Outro ponto a ser destacado é que se trata de uma técnica menos dispendiosa que as demais, ou seja, pode ser realizada com um esforço menor, porém sua precisão é menor também.

  • Estimativa paramétrica: trata-se de uma técnica que se vale da utilização de estatísticas entre dados históricos e outras variáveis, por exemplo, quantidade de m² de um determinado material, para realizar a estimativa de custo para o trabalho do projeto. Podendo ser aplicada ao projeto inteiro, ou somente a uma parte, a estimativa paramétrica pode produzir, dependendo da qualidade dos dados históricos, estimativas de grande precisão.
  • Estimativa “Bottom-up”: esta técnica realiza a estimativa do custo de um pacote de trabalho ou atividade, com o maior nível de detalhes possíveis. O custo detalhado então é repassado para os níveis mais altos.
  • Estimativa de três pontos: esta técnica visa definir os custos de uma atividade por meio da avaliação de três variáveis:
    • Mais provável (cM): os custos de uma atividade são estimados com base no cenário mais realista possível.
    • Otimista (cO): os custos de uma atividade são estimados com base no melhor cenário possível.
    • Pessimista (cP): os custos de uma atividade são estimados com base no pior cenário possível.

O cálculo por meio desta técnica irá gerar um resultado, também denominado custo esperado (cE).

Após a definição das três variáveis, o cálculo para estimativa do custo das atividades pode adotar dois modelos, sendo estes:

    • Distribuição Triangular: cE = (cO + cM + cP) / 3.
    • Distribuição Beta: cE = (cO + (4*cM) + cP) / 6.

Por exemplo:

    • cO = R$ 10,00
    • cM= R$ 35,00
    • cP = R$ 55,00

Têm-se:

    • Distribuição Triangular: cE = (10,00 + 35,00 + 55,00) / 3. Logo cE = 33,33.
    • Distribuição Beta: cE = (10,00 + (4 * 35,00) + 55,00) / 6. Logo cE = 34,17.

Antes de iniciar a apresentação do próximo item, dois pontos devem ser claramente entendidos pelo leitor, trata-se da reserva de contingência e da reserva gerencial.

Reserva de Contingência - Definição - Ger. dos CustosReserva gerencial - Ger. dos Custos - Definição

  • Análise de Reservas: a análise de reservas consiste em estimar valores para a reserva de contingência, a fim de inserir tal reserva na linha de base dos custos e administrá-la como parte do orçamento do projeto. A medida que o projeto evolui a reserva de contingência pode variar, isto deve-se ao fato de que a medida que o projeto evolui, algum risco poderá se confirmar e demandar o uso da reserva de contingência, ou pode-se ter um cenário onde os riscos não se confirmem e o valor seja liberado para devolução. Estas estimativas podem ser uma porcentagem do custo estimado para o projeto, um valor fixo, entre outros.

O processo de análise de reserva também poderá realizar a estimativa dos valores para a reserva gerencial. Esta reserva, diferente da reserva de contingência que é criada para riscos previstos, é criada para riscos desconhecidos ao projeto, ela não compõem a linha de base dos custos, porém faz parte dos requisitos de custo do projeto. Quando a reserva gerencial é utilizada, o valor utilizado será acrescido a linha de base de custos, exigindo, teoricamente, que um processo de controle de mudanças seja executado para tal inclusão.

  • Custo de qualidade (CDQ): o custo de qualidade contempla todos os custos incorridos de investimentos para a prevenção de não cumprimento dos requisitos do produto ou serviço, bem como os dispêndios realizados na avaliação do produto ou serviço;
  • Software de gerenciamento do projeto: são ferramentas utilizadas para automatizar o processo de desenvolvimento do cronograma, podendo conter diversas funções, por exemplo, agendamento automático de atividades, diagrama de redes, apresentação de caminho crítico, entre outros. As duas ferramentas mais conhecidas atualmente são: Microsoft Project 2013 e o Primavera.
  • Análise de proposta do fornecedor: em projetos onde há processos competitivos para a contratação de um fornecedor, por exemplo uma licitação, pode ocorrer a análise dos custos das propostas dos fornecedores, a fim de entender como os custos foram compostos.
  • Técnicas de tomada de decisão em grupo: técnicas como brainstorming, Delphi, entre outras, podem ser utilizadas para obter o engajamentos dos membros das equipes ao processo estimar os custos. Estas técnicas podem trazer diversos benefícios, como, por exemplo, maior empenho em se alcançar as estimativas resultantes, bem como maiores informações, tornando o processo de estimativa dos custos mais preciso.

Estimar os custos – Saídas:

  • Estimativas dos custos das atividades: tratam-se das avaliações quantitativas dos custos que foram considerados necessários para a execução do trabalho do projeto e podem ser apresentados de forma detalhada, resumida, gráfica, entre outras. Estas estimativas podem incluir, por exemplo, os custos de mão de obra direta, material, serviços, instalações, equipamentos, tecnologia, custos de financiamentos (juros), reservas de contingência, entre outros. Os custos indiretos também poderão ser incluídos.
  • Base das estimativas: trata-se da documentação de suporte que irá prover informações completas e claras, sobre como a estimativa de custos foi realizada, podendo incluir:
    • Premissas adotadas;
    • Restrições que foram consideradas;
    • Nível de confiança,
    • Informações sobre como a documentação das bases para estimativa foi concebida;
    • Indicações de variações.
  • Atualizações nos documentos do projeto: diversos documentos podem sofrer atualizações, entre eles:
    • Registro de riscos;
    • Plano de gerenciamento do projeto.

Considerações finais:

Caros leitores, assim encerra-se a explicação sobre o processo estimar os custos. Entende o autor que fica explicita a relevância deste processo ao sucesso do projeto, pois uma estimativa de custos pobre ou mal realizada pode ser de grande impacto ao projeto, uma vez que poderá haver uma variação relevante entre o valor estimado e o valor real para execução do projeto, fazendo com que o patrocinador do projeto não tenha suas expectativas relacionadas ao custos atendidas, ou até mesmo tornando o projeto financeiramente inviável, o que levaria ao cancelamento ou a postergação deste projeto.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; DEVOPS Master; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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