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Gerenciamento de projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento dos Custos do Projeto – Parte 4.1

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: determinar o orçamento.

Palavras-chaves:

Estimar, Determinar, Orçamento, Custo, Reservas.

Texto:

Caros leitores,

Determinar o capital financeiro necessário para a execução de um projeto é fundamental para toda e qualquer organização, pois um projeto sem limites financeiros pode atingir valores que não justifiquem o custo x benefício que será entregue pelo projeto ou pode atingir um valor que a organização não terá como arcar.

Como o autor já apresentou anteriormente, todo projeto tem custo e, a maioria das organizações, além de controlar a qualidade e o tempo de execução do projeto, tem interesse em controlar o capital financeiro empregado para a execução do projeto. Este controle financeiro é feito mediante a análise dos gastos reais do projeto, em um determinado momento, em relação aos gastos planejados para o projeto neste mesmo momento. Esta análise de gasto sempre é feita utilizando a linha de base dos custos.

Linha de base dos custos - Ger. dos Custos - Definição

A postagem de hoje apresentará o processo determinar o orçamento, este processo é responsável por consolidar as estimativas de custos gerada para cada atividade, ou para cada pacote de trabalho, a fim de estabelecer a linha de base dos custos do projeto. O principal benefício deste processo é possibilitar que o gerente de projeto e a equipe de gerenciamento do projeto possam realizar o controle e monitoramento do desempenho financeiro do projeto, justamente por meio da linha de base dos custos.

Vale ainda ressaltar que o orçamento do projeto deve incluir todo e qualquer valor financeiro disponível para a execução do projeto, porém a linha de base dos custos não inclui as reservas gerenciais.

RLMB_Reserva_Gerencial

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo:

Determinar o orçamento - Fluxo do processo - PMBOK

Fluxo do processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Determinar o orçamento – Entradas:

  • Plano de gerenciamento dos custos: trata-se de um documento que descreve como os custos do projeto serão planejados, estruturados e controlados. Vale ressaltar que é considerado um plano auxiliar, ou seja, é um plano que irá compor o plano de gerenciamento do projeto. Os processos de controle financeiro, ferramentas, técnicas, documentações, entre outros, estão contidos no plano de gerenciamento dos custos.
  • Linha de base do escopo: trata-se da versão aprovada da especificação do escopo do projeto, da EAP e do dicionário da EAP associado.
  • Estimativas de custos das atividades: tratam-se das avaliações quantitativas dos custos que foram considerados necessários para a execução do trabalho do projeto e podem ser apresentadas de forma detalhada, resumida, gráfica, entre outras. Estas estimativas podem incluir, por exemplo, os custos de mão de obra direta, material, serviços, instalações, equipamentos, tecnologia, custos de financiamentos (juros), reservas de contingência, entre outros. Os custos indiretos também poderão ser incluídos.
  • Base das estimativas: trata-se da documentação de suporte que irá prover informações completas e claras, sobre como a estimativa de custos foi realizada.
  • Cronograma do projeto: trata-se, literalmente, do cronograma do projeto contendo a apresentação das atividades com datas, durações, marcos e recursos planejados. O cronograma inclui sempre uma data de início, uma data término para o projeto e pode incluir também detalhes de recursos, calendários, entre outros.
  • Calendários de recursos: trata-se de um calendário que contém os dias úteis e os turnos de cada recurso. Estes calendários informam quando e por quanto tempo os recursos identificados como necessários estarão disponíveis. Estas informações, sobre disponibilidade dos recursos no período de uma atividade planejada auxilia na estimativa de utilização de recursos.
  • Registro dos riscos: trata-se de um documento que é resultado da análise de riscos e contempla, além da análise, os riscos identificados e selecionados, bem como o planejamento de respostas à estes riscos.
  • Acordos: os acordos, também conhecidos por contrato, pedido de compra, entre outros, são documentos legais que concretizam a relação comercial entre duas partes e podem conter uma série de informações como, por exemplo, especificação do trabalho, preços, garantia, prazos, entre outros. Os custos relacionados à acordos de produtos, serviços ou resultados que serão ou foram comprados para utilização no projeto, devem ser incluídos para a determinação do orçamento.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Os ativos de processos organizacionais, também podem influenciar na maneira como o processo determinar o orçamento irá ser realizado, seja por meio de políticas, procedimentos, ferramentas para orçamento, métodos, entre outros.

Determinar o orçamento – Ferramentas e técnicas:

  • Agregação dos custos: a agregação de custos tem o objetivo de apresentar o total de orçamento necessário para a execução das tarefas estimadas para o projeto, ou seja, os custos estimados das tarefas são agregados por pacotes de trabalho, estes custos de pacotes de trabalho são agregados para o próximo nível da EAP, e assim por diante até que seja possível verificar o custo total para execução das atividades do projeto.
  • Análise de reservas: o processo determinar o orçamento pode realizar a determinação de reservas de contingência, bem como a determinação de valores para a reserva gerencial, a fim de ter uma visão melhor sobre o orçamento necessário.

Relembre - Análise de reservas

  • Opinião especializada: trata-se da utilização de conhecimento de profissionais com alta capacitação e/ou grande experiência no assunto, no auxílio da determinação do orçamento do projeto. Estas opiniões especializadas podem ser diversas, podendo incluir o gerente de projeto, consultores, profissionais da área financeira, entre outros.
  • Relações históricas: trata-se da utilização de estimativas paramétricas ou análogas com base em dados históricos disponibilizados ao projeto. Sua utilização está diretamente relacionada às características do projeto, para que seja possível realizar o desenvolvimento de um modelo para prever o custo total, podendo ser desde um modelo simples, por exemplo um custo fixo por metro de obra, ou um modelo complexo que considere “N” fatores para compor o cálculo. O uso de dados de relações históricas depende de várias informações, entre elas:
    • Informações históricas;
    • Parâmetros que serão utilizados;
  • Reconciliação dos limites de recursos financeiros: trata-se da análise da variação entre os limites de recursos financeiros disponíveis e os gastos planejados, o que no caso de variação acima do limite, pode determinar que o trabalho seja reagendado a fim de equilibrar os gastos.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a primeira postagem sobre o processo determinar o orçamento. Fica evidente que determinar o orçamento para o projeto pode evitar que este projeto alcance custos que não sejam viáveis ou interessantes para a organização.

Na próxima postagem, onde serão apresentadas as saídas do processo, o autor apresentará como é composta a linha de base dos custos, que é a principal saída deste processo.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Institute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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