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Gerenciamento de projetos baseado no PMBOK – Gerenciamento dos Custos do Projeto – Parte 5

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: controlar os custos.

Palavras-chaves:

Processo, Controlar, Custos, Orçamento, Gerenciamento.

Texto:

Caros leitores,

Com exceção de ONGs, todas as demais empresas foram criadas para proverem lucros aos investidores, ou seja, aos donos destas empresas e, para conseguirem auferir tais lucros, todas as empresas, normalmente, mantêm um controle bem rígido sobre todas as receitas, ou seja, dinheiro que entra na empresa, mas mantém um controle maior ainda sobre todo o dinheiro que sai da empresa, ou seja, custos.

Para que tais controles sejam passíveis de realização, estas empresas utilizam diversos métodos que variam desde fórmulas de cálculo, até relatórios com determinados padrões. Com o gerenciamento de projetos não é diferente. Não basta realizar as estimativas de custos das atividades, definir a linha de base dos custos ou até mesmo determinar um orçamento para o projeto, é necessário controlar os custos do projeto, não só para saber se está sendo gasto muito ou pouco, mas para saber se os gastos reais são equivalentes aos gastos planejados, ou para saber se o que foi gasto é equivalente ao que foi entregue, entre outros.

Esta postagem irá iniciar a apresentação do processo controlar os custos, da área de conhecimento de gerenciamento dos custos do projeto.

O processo controlar os custos é responsável pelo monitoramento do andamento do projeto e apresenta como principal benefício os meios para realizar o reconhecimento de possíveis variações entre o planejado para o projeto e o executado, possibilitando que o gerente de projeto tome as medidas cabíveis, sejam medidas preventivas ou medidas corretivas.

Aqui vale um posicionamento, caro leitor, como brevemente apresentado no início desta postagem, realizar o controle dos custos de um projeto sem avaliar o trabalho já realizado agrega valor quase nulo ao gerente do projeto, pois este tipo de análise somente possibilita que o projeto permaneça dentro dos limites estabelecidos, já quando a avaliação contempla o gasto realizado em relação ao trabalho executado, há a possibilidade de uma avaliação muito mais profunda e, consequentemente, um controle efetivo deste projeto. Outro ponto é que a alteração do orçamento estimado para o projeto requer a análise dos gastos realizados até o momento, também conhecido como custos reais.

Nas postagens que abordarão o processo supracitado, o autor irá apresentar uma série de métodos utilizados para avaliar a saúde do projeto. Estes métodos serão de grande valia, tanto para quem trabalha com gerenciamento de projetos e necessita realizar um controle mais adequado, quanto para quem está interessado em realizar o exame para PMP. Esclarece o autor que o conhecimento destes métodos é fundamental para a realização do exame, pois na prova executada pelo autor, houve entre 25 e 30 questões sobre este assunto.

O processo controlar os custos contempla, mas não se restringe à:

  • Monitorar o desempenho dos custos do projeto, permitindo isolar e avaliar variações em relação a linha de base dos custos;
  • Controlar possíveis excessos de custos;
  • Monitorar o desempenho do trabalho em relação aos custos.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo:

Controlar os custos - Processo - PMBOK - Link Sinergia

Fluxo do Processo: Entradas, ferramentas, técnicas e saídas.

Controlar os custos – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento. O processo controlar os custos irá utilizar informações providas do plano de gerenciamento do projeto, entre elas:
    • Linha de base dos custos: será utilizada para realizar a comparação entre os resultados reais e o que foi planejado para o projeto;
    • Plano de gerenciamento dos custos: este plano irá prover informações sobre como os custos do projeto devem ser gerenciados e controlados.

Relembre - Plano de gerenciamento do projeto

  • Requisitos de recursos financeiros do projeto: os requisitos de recursos financeiros, resumidamente, contemplam os gastos previstos para um determinado momento do projeto.
  • Dados de desempenho do trabalho: são informações relacionadas ao desempenho real do projeto, por exemplo, atividades iniciadas, progresso destas atividades, atividades em atraso, atividades concluídas, entre outras.
  • Ativos de processos organizacionais: conforme apresentado por diversas vezes, os ativos de processos organizacionais são processos, políticas, planos, lições aprendidas, procedimentos e bases de conhecimento da organização que podem ser utilizados. Os ativos de processos organizacionais podem influenciar como o processo controlar os custos irá desempenhar suas atividades.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a primeira postagem sobre o processo controlar os custos. Este processo é de extrema importância, pois através dos métodos que serão apresentados, será possível realizar uma série de análises sobre a saúde do projeto e, a partir destas análises, será possível tomar ações para ajustar o projeto ao planejado, ajustar o orçamento, mitigar riscos, entre outros.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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