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Controlar os Custos – Ger. de Projetos – Parte 3

Resumo:

Apresentar ao leitor como o processo controlar os custos utiliza as métricas de IDP, IDC, VPR e VC.

Palavras-chaves:

Controlar, Custos, Processo, Gerenciamento, PMBOK.

Texto:

Caros leitores,

Como já foi dito por diversas vezes, em qualquer projeto o controle dos custos é uma das preocupações constantes do gerente de projetos e do patrocinador. Isto deve-se ao fato que a maioria das organizações, se não todas organizações, possuem recursos orçamentários finitos, ou seja, limitados, seja para operação, para aquisições e, invariavelmente, para projetos.

Na última postagem, o leitor teve a oportunidade de conhecer o que é Custo Real (CR), Valor Planejado (VP) e Valor Agregado (VA). Estas três variáveis serão fundamentais para uma série de possíveis análises sobre a saúde do projeto.

Controlar os custos - Relembre CR, VA e VPNa postagem de hoje serão apresentadas as 4 principais métricas que auxiliam o gerente de projetos e a equipe de projetos à controlar os custos do projeto. Estas métricas ajudam a determinar se o projeto produziu o esperado, se gastou acima ou abaixo do planejado, entre outros.

  • Variação de Prazos (VPR): esta fórmula é utilizada para analisar o desempenho do cronograma e é composto pela diferença entre o Valor Agregado (VA) e o Valor Planejado (VP). VPR é a quantidade de adiantamento ou atraso do projeto em relação a data planejada, para um determinado momento. A fórmula utilizada para calcular a VPR é: VPR = VA – VP.
  • Variação de Custos (VC): esta é uma medida de que analisa a quantidade de déficit ou excedente orçamentário em um determinado momento, e é composta pela diferença entre Valor Agregado (VA) e Custo Real (CR). O que vale ressaltar é que a VC é crítica, pois indica a relação entre o desempenho físico do projeto e o valor gasto. A fórmula atualizada para calcular a VC é: VC = VA – CR.

Os dois itens apresentados acima, ou seja, o VC e o VPR, podem ser convertidos em indicadores, a fim de refletir o desempenho dos custos e dos prazos de qualquer projeto. Estes indicadores podem ser utilizados para comparação entre projetos distintos, seja de um programa ou portfólio, além de serem imprescindíveis para determinar a situação do projeto.

  • Índice de desempenho de prazos (IDP): o IDP é responsável por analisar se o projeto está utilizando o tempo de maneira eficiente e é baseado na relação entre Valor Agregado (VA) e a Valor Planejado (VP). A fórmula para cálculo do IDP é: IDP = VA/VP.
  • Índice de desempenho dos custos (IDC): considerada a métrica mais crítica entre as apresentadas nesta postagem, o IDC é responsável por analisar a eficiência dos custos do trabalho executado e é baseado na relação entre Valor Agregado (VA) e o Custo Real (CR). A fórmula para cálculo do IDC é: IDC = VA/CR.

Salienta o autor que as quatro métricas apresentadas acima são as mais críticas e mais utilizadas em gerenciamento de projetos, bem como são as fórmulas que mais serão abordadas no exame para Project Management Professional – PMP.

Existe um caminho muito simples para análise destas quatro métricas. Sendo estas:

  • Variação de Prazos (VPR): a VPR tem o objetivo de entender se o trabalho executado é maior, menor ou equivalente ao que foi planejado. Quando se tem um resultado igual a zero, significa que o projeto produziu exatamente o trabalho planejado, ou seja, está em dia com suas atividades em relação ao cronograma, se o resultado for positivo, significa que o projeto já produziu mais do que era planejado para aquele determinado momento, ou seja, está adiantado, porém se o resultado for negativo, significa que o projeto não produziu o planejado, logo está atrasado.
  • Variação de Custos (VC): a VC tem o objetivo de entender se o valor que foi gasto para o trabalho condiz com o que foi produzido. Quando se tem um resultado igual a zero, significa que o trabalho condiz com o gasto realizado, ou seja, produziu o que era para ter produzido com o valor investido para aquele momento, já se o resultado for positivo, significa que o projeto já produziu mais do que era planejado para o valor que foi gasto, ou seja, o projeto está gastando menos do que o esperado, então ele está abaixo do orçamento, porém se o resultado for negativo, isto indica que o projeto não produziu o esperado e, consequentemente, está acima do orçamento.
  • Índice de Desempenho de Prazos: o IDP funciona de uma maneira distinta das duas anteriormente apresentadas, pois ele trabalha com % de evolução em relação ao planejado. Neste caso se o resultado da divisão for 1, isto significa que o projeto está progredindo dentro da taxa planejada no cronograma, já se o resultado for maior do que 1, significa que a % de produção está acima do planejado, porém se o resultado for menor do que 1, significa que o % de produtividade é ruim, ou seja, o projeto está gastando o valor planejado, mas produzindo menos do que o esperado.
  • Índice de Desempenho de Custos: o IDC é similar ao IDP, porém o objetivo é identificar a % de retorno para o valor investido, onde o resultado igual a 1 significa que o projeto está obtendo o retorno esperado em relação ao trabalho realizado, já se o resultado for maior do que 1, significa que o trabalho obtido pelo valor investido é maior do que esperado, porém se o resultado for menor do que 1, significa que está se gastando mais do que o planejado pelo resultado obtido em determinado momento.

Pode parecer ao leitor que VPR, VC, IDP e o IDC são a mesma coisa, porém não são. Pode-se ter atividades que estão em atraso, mas que não geraram gasto maior do que o previsto, ou ainda ter um gasto maior do que o planejado, mesmo sem atraso de atividades.

Além das métricas acima apresentadas, existem outras, porém elas serão apresentadas na próxima postagem, que acompanhará um vídeo para esclarecer como o uso destas métricas se dá.

Outro ponto que o autor gostaria de ressaltar, é que em projetos de pequeno e médio porte, dificilmente se vê o acompanhamento adequado da saúde do projeto, havendo o gerenciamento de projetos deficiente, baseado em um simples cronograma, do que o gerenciamento de projetos profissional, com planos, acompanhamento de métricas, definições claras de escopo, entre outros. Este tipo de situação ocorre com uma frequência muito grande em projetos internos de organizações que possuem baixo nível de maturidade no que se refere à gerenciamento de projetos.

Considerações finais:

Assim encerra-se a explicação da 3ª postagem sobre o processo controlar os custos. Nesta postagem o leitor teve a oportunidade de conhecer algumas ferramentas que habilitam os profissionais que gerenciam projetos a monitorar a saúde do projeto de maneira mais efetiva.

O controle da saúde do projeto, de seu andamento e a análise de possíveis variações habilitam o gerente de projeto, de maneira profissional, a oferecer uma base de informações muito mais sólidas, seja para as partes interessadas ou para o patrocinador do projeto.

Referências Bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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