Imprimir Post

Controlar os custos – Ger. de Projetos – Parte 4

Resumo:

Apresentar ao leitor as métricas utilizadas pelo processo controlar os custos.

Palavras-chaves:

Controlar, Custos, Processo, Métricas, Indicadores, Projeto.

Texto:

Caros leitores.

Dando continuidade a explicação do processo controlar os custos, hoje serão apresentadas as demais métricas que compõem o Gerenciamento de Valor Agregado, vulgo GVA. Na postagem anterior, foram apresentadas as seguintes métricas:

  • Variação de Prazos (VPR);
  • Variação de Custos (VC);
  • Índice de Desempenho de Custos (IDC);
  • Índice de Desempenho de Prazos (IDP).

Controlar os custos - MétricasComo explicado anteriormente, as métricas acima informadas são as mais utilizadas, normalmente, para realizar o controle do projeto, porém não são as únicas métricas existentes no GVA.

Nesta postagem, iremos explorar mais um dos itens apontados na parte de ferramentas e técnicas do processo controlar os custos, sendo:

  • Previsão: conforme o projeto vai se desenrolando, há a possibilidade de realizar uma série de previsões para este projeto. Entre as previsões possíveis, o gerente de projeto poderá realizar a estimativa no término (ENT), que poderá ser diferente do orçamento no término (ONT). Veja e entenda o que é cada uma:
    • Orçamento no Término (ONT): esta métrica nada mais é do que soma de todos os orçamentos estimados para execução do projeto.
    • Estimativa no Término (ENT): trata-se do custo total esperado para a finalização do projeto e é expresso por meio da soma do custo real (CR) e da estimativa de finalização.
    • Estimativa para Término (EPT): trata-se do custo esperado para finalizar o trabalho restante do projeto.

Como apresentado acima, a ONT nada mais é do que o valor composto pela soma dos orçamentos estimados para o projeto, já a ENT trabalha com os dados do projeto, sempre utilizando o CR ou o IDC.

A previsão ENT se pauta na execução de prognósticos de situações, entenda-se condições, e eventos futuros, sempre utilizando informações disponíveis no momento da criação da estimativa.

Mas para que serve a ENT? Se a ONT, que é a soma de todos os orçamentos estimados, não for mais considerada “viável” ou “real”, então o gerente de projeto terá a obrigação de apontar quanto será o novo valor para finalização do projeto, também conhecido por ENT.

Existem quatro maneiras de realizar o cálculo da ENT, e cada uma delas será utilizada de acordo com a situação do projeto, veja abaixo:

  • ENT para EPT executado no ritmo orçado: este modelo de cálculo do ENT considera o CR do projeto, seja este favorável ou desfavorável, e prevê que o EPT será executado no ritmo orçado. A fórmula para cálculo é: ENT = CR + ONT – VA.
  • ENT para EPT com o IDC atual: neste modelo cálculo assume-se que o projeto continuará com o mesmo IDC obtido até o momento do cálculo. A fórmula para cálculo é: ENT = ONT/IDC.
  • ENT para EPT com IDP e IDC: neste modelo de cálculo há utilização tanto do IDC, quanto do IDP, e seu uso se dá quando o cronograma for considerado um fator impactante para a EPT. A fórmula para cálculo é: ENT = CR + [ (ONT – VA) / (IDC x IDP) ].

Atenção - ENT - Controlar os custos.

  • ENT bottom-up para EPT: este é o modelo de cálculo mais adotado, segundo o PMBOK. Este modelo de cálculo se baseia no CR do projeto e nas experiências vivenciadas na execução do projeto. Este tipo de ENT irá gerar uma estimativa completamente nova para o término do projeto. A fórmula para cálculo é: ENT = CR + EPT bottom-up.

Todas os modelos de cálculos de ENT apresentados acima são aplicáveis para qualquer projeto.

  • Índice de Desempenho para Término (IDPT): trata-se de uma métrica do desempenho de custos que deve ser alcançado com os recursos restantes do projeto, a fim de cumprir uma determinada métrica de gerenciamento. A primeira fórmula para cálculo do IDPT é: IDPT = (ONT – VA) / (ONT – CR). Porém, se for evidente que o ONT não continua sendo realista, o gerente de projeto poderá utilizar o ENT para realizar o cálculo, tendo então a seguinte fórmula: IDPT = (ONT – VA) / (ENT – CR).

O IDPT irá definir a eficiência de trabalho que deverá ser mantida para terminar o projeto conforme planejado.

  • Variação no término (VNT): a VNT expressa a quantidade de déficit ou excedente orçamentário em um momento determinado. A fórmula da VNT é: VNT = ONT – ENT.
  • Software de gerenciamento de projetos: os softwares de gerenciamento de projetos, por exemplo o Microsoft Project, Primavera, entre outros, normalmente, ajudam o gerente de projeto a monitorar as três variáveis (CR, VA e VP) e podem apresentar análises gráficas sobre a saúde do projeto.
  • Análise de reservas: durante a execução do projeto, o processo controlar os custos, irá analisar a situação das reservas de gerenciamento e contingência, a fim de determinar se é necessário fazer o uso destas, se tais reservas poderão ser liberadas ou ainda se reservas adicionais deverão ser solicitadas.

Abaixo o autor apresenta uma tabela com o resumo das métricas e indicadores apresentados:

Resumo de Métricas e Indicadores - Controlar os Custos - PMBOK 5Controlar os custos – Saídas:

  • Informações sobre o desempenho do trabalho: os valores de VC, VR, IDC, IDP e o IDPT calculados para os componentes da EAP, estes serão documentados e apresentados as partes interessadas.
  • Previsões de custos: quando houver um ENT calculado pelo método de ENT bottom-up o mesmo será documentado e, assim como as informações de desempenho, apresentado as partes interessadas.
  • Solicitações de mudanças: caso haja necessidade de ações corretivas ou preventivas, mediante a análise das métricas e indicadores apresentadas anteriormente, as solicitações de mudanças irão seguir o processo formal de mudanças.
  • Atualizações no plano de gerenciamento do projeto: basicamente dois itens poderão ser alvo de atualizações pelo processo controlar os custos, sendo:
    • Linha de base dos custos: quando houver variações que demandem atualização.
    • Plano de gerenciamento dos custos: as alterações deverão refletir neste plano, a fim de nortear o gerente de projetos.
  • Atualizações nos documentos do projeto: diversos documentos poderão ser alvo de atualização, dentre eles:
    • Estimativa dos custos;
    • Bases das estimativas;
    • Plano de gerenciamento de projetos;
    • Controle de riscos.
  • Atualizações nos ativos de processos organizacionais: diversos ativos de processos organizacionais poderão ser alvo de atualizações, dentre eles:
    • Banco de dados financeiro;
    • Modelo de controle de custos.

Considerações finais:

Assim encerra-se a última postagem sobre o processo controlar os custos. A relevância deste processo para o gerente de projeto, patrocinador e partes interessadas é inquestionável. Como apresentado anteriormente, nenhum projeto é gratuito e também não há organizações que possuam orçamento inesgotável.

O ponto forte a se considerar nesta postagem é a parte teórica que está sendo apresentada. Como já ressaltou o autor, apesar do processo ter sido explicado, a próxima postagem será em formato de vídeo aula composta de exemplos sobre a utilização destas métricas, para auxiliar a assimilação do conteúdo por parte do leitor.

Ressalta o autor que não é comum, ao menos nas organizações brasileiras, a realização de controles financeiros efetivos, ao menos não para projetos pequenos e médios, o que leva tais projetos a, normalmente, estourarem os custos estimados.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Institute, Inc.

 

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

Link permanente para este artigo: http://linksinergia.com.br/2015/10/26/controlar-os-custos-ger-de-projetos-parte-4/