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Planejar o gerenciamento da qualidade – Ger. da Qualidade – Parte 2

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo: Planejar o gerenciamento da qualidade.

Palavras-chaves:

Planejar, Gerenciamento, Qualidade, Ferramentas, Técnicas.

Texto:

Caros leitores,

Na primeira postagem sobre o processo planejar o gerenciamento da qualidade, o autor fez a introdução ao processo, bem como apresentou as entradas que compõem tal processo. Nesta postagem, o foco será a explicação sobre as ferramentas e técnicas que são apresentadas por este processo.

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Planejar o gerenciamento da qualidade – Ferramentas e técnicas:

  • Análise de custo-benefício: a análise de custo-benefício tem por essência avaliar se os custos das atividades de qualidade compensarão os benefícios que estas trarão. Entenda, caro leitor, que esta atividade deveria ser realizada sempre, pois nem sempre o esforço para prover o máximo de qualidade irá compensar, porém vale ressaltar que o cumprimento dos requisitos de qualidade poderá propiciar:
    • Redução de retrabalho;
    • Aumento do grau de satisfação;
    • Custos menores;
    • Maior lucratividade.
  • Custo da qualidade (CDQ): trata-se dos custos incorridos durante o ciclo de vida do produto, por meio de:
    • Prevenção de não-cumprimento dos requisitos: são os custos gerados pelas atividades de qualidade realizadas para que o projeto atenda aos requisitos determinados;
    • Avaliação de produto ou serviço: são custos incorridos das atividades de qualidade executadas para avaliar se as entregas do projeto estão em conformidade com os requisitos estabelecidos;
    • Não-cumprimento dos requisitos (retrabalho): são custos gerados por possíveis retrabalhos devido ao não-cumprimento dos requisitos estabelecidos.

Note, caro leitor, que os três tipos de custos apresentados acima são diferentes. O primeiro refere-se ao dispêndio financeiro para evitar que os requisitos de qualidade não sejam atendidos, o segundo custo refere-se as atividades de avaliação das entregas do projeto, para ver se estão em total conformidade com os requisitos de qualidade, já o terceiro custo é referente a correção de possíveis problemas, ou seja, retrabalho.

Aqui o autor gostaria de realizar um adendo valioso. Todo e qualquer retrabalho em projeto, por conta de não conformidade com requisitos de qualidade, são prejuízo. Entenda que para refazer algo, por menor que seja a atividade, haverá dispêndio de recursos, sejam estes humanos, tecnológicos ou financeiros, haverá a necessidade de tempo, podendo gerar replanejamento, entre outros. O principal ponto a se entender é o seguinte: se o gerente de projetos não se valer da adoção de mais recursos para realizar a atividade em paralelo com outras atividades, haverá a iminência de atrasos, já se o gerente de projetos puder realizar a alocação de mais recursos, isto irá gerar, invariavelmente, o aumento dos custos do projeto e, consequentemente, a redução do lucro.

O PMBOK® apresenta basicamente duas categorizações de custos de qualidade, considerando como custos internos os custos encontrados pelo projeto e custos externos os custos encontrados pelo cliente. O ideal é entender que todos os tipos de custos de falhas de cumprimento dos requisitos de qualidade são denominados custos de má qualidade.

Segue abaixo uma exemplificação dos tipos de custos:

Planejar o gerenciamento da qualidade - Custos

  • Benchmarking: benchmarking nada mais é do que a comparação de práticas de projetos para identificar práticas adotadas com sucesso, gerar ideias, fornecer métricas de desempenho, entre outros. Esta comparação pode ser interna, ou seja, entre projetos da mesma empresa, ou externa, que consiste na comparação entre projetos de empresas distintas. Vale informar que o benchmarking pode ocorrer entre projetos de áreas diferentes, pois neste caso a comparação visa avaliar as técnicas utilizadas para controlar a qualidade do projeto, e não o projeto em si.
  • Amostragem estatística: trata-se da seleção de uma parte do todo para inspeção. Imagine que de um universo de 100 atividades, 25 serão aleatoriamente selecionadas e inspecionadas em relação ao padrão de qualidade. A definição do tamanho das amostras que serão analisadas, ou seja, a quantidade em relação ao todo, bem como a frequência com que estas análises serão feitas devem ser determinadas pelo processo planejar o gerenciamento da qualidade, para que os custos de qualidade incluam os recursos necessários para execução de tais inspeções.
  • Ferramentas adicionais de planejamento da qualidade: algumas outras ferramentas poderão ser adotadas para definição dos requisitos de qualidade e para o processo alvo desta postagem, entre elas:
    • Brainstorming: conhecido também como “tempestade cerebral”, ou “tempestade de ideias”, esta técnica foi desenvolvida pelo americano Osborn em 1963 e tem por objetivo auxiliar um grupo de pessoas a criar o máximo de ideias no menor tempo possível. Todas as ideias são expostas sem julgamentos, não há limites, normalmente, para as ideias que os participantes irão criar. Atualmente, esta é uma técnica bem conhecida e amplamente utilizada no meio corporativo;
    • Análise de campo de força: são diagramas de forças a favor e contra a mudança. Consiste em uma lista de prós e contras para avaliação de mudanças ou problemas;
    • Técnica de grupo nominal: é uma técnica similar ao brainstorming, porém é considerada mais estruturada. Na técnica de grupo nominal as ideias geradas são escritas em um papel, após isto o material de cada participante contendo os registros das ideias é recolhido e exibido ao grupo todo. O terceiro passo consiste na revisão das ideias apresentadas e posteriormente uma votação é realizada visando a priorização das ideias. Deste modo se tem as ideias que são consideradas prioridade pelos participantes;
    • Ferramentas de gerenciamento e controle da qualidade: diversas ferramentas podem ser utilizadas para realização do gerenciamento e controle da qualidade, por exemplo a técnica de diagrama de afinidades e a técnica de diagrama de árvore, que serão apresentadas posteriormente;
  • Reuniões: a realização de reuniões para realizar o planejamento do gerenciamento da qualidade é uma boa opção para fornecer insumos para tal atividade, entre os recursos que poderão estar envolvidos nestas reuniões tem-se o gerente de projeto, o patrocinador do projeto, membros selecionados das partes interessadas, entre outros.

Considerações finais:

Assim encerra-se a explicação da primeira postagem sobre as ferramentas e técnicas do processo planejar o gerenciamento da qualidade. Ressalta o autor que ao optar pela adoção de um planejamento do gerenciamento da qualidade profissional, como também do controle e monitoramento da qualidade, o projeto, ainda que tenha inicialmente um custo maior, pode contar com benefícios diversos, dentre eles a redução de retrabalho, o cumprimento dos requisitos estabelecidos, entre outros, tendo como resultado a parte mais fundamental para qualquer prestador de serviços, a satisfação do cliente.

Referências bibliográficas:

http://escritoriodeprojetos.com.br/tecnica-de-grupo-nominal.aspx

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Insititute, Inc

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; DEVOPS Master; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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