Imprimir Post

Reuniões – Etiqueta Profissional – Parte II

Resumo:

Apresentar ao leitor os primeiros passos para realizar reuniões.

Palavras-chaves:

Reuniões, Técnicas, Pauta, Envolvidos, Agendamento, Gestão.

Texto:

Caros leitores,

Na última postagem da série etiqueta profissional, o autor fez a introdução sobre o que são reuniões, quais as possíveis finalidades que estas podem ter e o modelo de cálculo de custos de reuniões, a fim de prover ao leitor um novo ponto de vista diferenciado sobre tal assunto.

Nesta postagem o autor irá dar sequência na série propondo um meio eficaz para organização de reuniões. Ao primeiro olhar o leitor irá ver que já executa grande parte das atividades, pois a maioria dos profissionais já tem vivência constante em reuniões, porém o conhecimento explícito pode prover aos leitores meios mais eficientes para fazer o planejamento e agendamento de reuniões.

Programando reuniões

O primeiro ponto a ser definido para uma reunião é a pauta. A pauta é uma parte fundamental, pois determina quais assuntos serão abordados na reunião, ou seja, a pauta define para as reuniões e participantes uma diretriz e um limite.

Você, caro leitor, já deve ter participado de reuniões intermináveis e que são extremamente bagunçadas, onde os assuntos se misturam sem nenhuma ordem, levando os profissionais a acreditarem que reuniões são pura perda de tempo, que os organizadores não sabem o que estão falando e, invariavelmente, isto irá gerar desconfiança no próprio time, o que é o pior resultado que se pode esperar.

Uma vez entendida a pauta da reunião o próximo ponto é definir quem são os profissionais que devem participar da reunião. As reuniões devem ser compostas somente por aqueles que podem contribuir de maneira efetiva para a tratativa do assunto e, além disto, ter o menor número possível de participantes, pois isto irá gerar maior possibilidade de sucesso.

Atente-se, caro leitor, pois reuniões com número excessivo de profissionais não são, normalmente, efetivas, isto deve-se ao fato de que a grande quantidade de participantes demanda uma condição de condução muito maior do organizador, como será exposto futuramente.

O outro ponto é referente a participação de profissionais que não podem, efetivamente, resolver o assunto tratado ou que não possuem conhecimento que possa auxiliar aqueles que estão envolvidos na tratativa. Para estes profissionais, estas reuniões serão enfadonhas, além de poder gerar a visão de incapacidade em relação ao profissional que tem pouco ou nenhum conhecimento sobre a questão.

Steve Jobs, o famoso fundador da Apple, tinha como uma das estratégias para suas reuniões a utilização de grupos pequenos de profissionais e, além disto, era mandatório que estes profissionais estivessem diretamente relacionados ao assunto, assim como apresentado acima.

Segundo Ken Segall, um profissional que foi próximo a Jobs, a concepção de Jobs era que grupos pequenos poderiam se manter muito mais focados e motivados do que grupos grandes, além de acreditar que as pessoas mais capazes poderiam prover resultados de qualidade superior, opinião partilhada pelo autor desta postagem.

O autor relata que já teve a oportunidade de participar de uma série de reuniões recorrentes que tinham um grande número de participantes e tempo de duração elevado. Estas reuniões tinham, aproximadamente, oito horas de duração e eram compostas por mais de 20 participantes, o que se demonstrou um verdadeiro fiasco. O primeiro ponto do fiasco era que o organizador, no caso um provedor de serviço, tinha um material sem sequência e segregação de assuntos, ou seja, um material ruim e capacidade de organização questionável. O segundo ponto era que apesar dos diversos assuntos possuírem certo grau de relacionamento, na prática os times responsáveis eram distintos, ou seja, as pessoas que poderiam contribuir para tratativa de assunto A, não eram as mesmas que poderiam contribuir para tratativa do assunto B. Os resultados das reuniões com elevada quantidade de participantes, assuntos distintos sendo tratados ao mesmo tempo e baixa organização é bagunça, falta de foco e resultados pífios.

Após a definição da pauta e dos participantes, o organizador deverá se preocupar com a data em que a reunião será executada. É recomendado que o organizador, se possível, encaminhe o convite para reunião com uma ou duas semanas de antecedência, para que os profissionais possam se organizar e compareçam, salvo casos de urgências, porém para estes o autor acredita que ir pessoalmente falar com os participantes ou realizar ligações pode se mostrar mais efetivo. Com duas semanas de antecedência, é improvável que os profissionais já tenham outro compromisso agendado.

Há, atualmente, ferramentas que informam a disponibilidade de agenda dos profissionais. O Microsoft Outlook, por exemplo, informa sobre a disponibilidade de agenda dos profissionais para a data e hora proposta, auxiliando o profissional no agendamento de reuniões.

Há um adendo que o autor gostaria de fazer. Vive-se em uma época onde as pessoas dizem que estão sempre ocupadas. Isto deve-se ao fato de que os profissionais entendem os diferentes setores da empresa como setores concorrentes, sempre achando que o problema próprio, ou da área em qual atua, é sempre o mais importante. Isto é uma falha grotesca de maturidade profissional e da cultura da organização. O profissional é contratado para atender, acima de tudo, os interesses da companhia. As áreas e os profissionais deveriam ter sempre em mente que o principal objetivo deles é tornar a empresa competitiva e eficiente, justificando assim o salário pago em troca dos serviços do profissional e garantindo para tal organização maior possibilidade de perpetuação

Considerações finais

Assim, caros leitores, encerra-se a segunda postagem sobre reuniões. O principal objetivo desta postagem foi apresentar ao leitor uma sequência lógica para o agendamento de reuniões. Na próxima postagem da série etiqueta profissional, o autor irá apresentar assuntos relacionados ao local onde se dará a reunião.

Referências bibliográficas:

Imagem Profissional – Ann A. Cooper – Editora Senac.

Etiqueta nos negócios – Carole Bennett – Editora Senac.

http://exame.abril.com.br/negocios/noticias/5-tecnicas-de-steve-jobs-para-fazer-reunioes-mais-produtivas acessado em 12/03/2016 as 12h00m.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

Link permanente para este artigo: http://linksinergia.com.br/2016/03/14/reunioes-etiqueta-profissional-parte-ii/