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Reuniões – Etiqueta Profissional – Parte III

Resumo:

Concluir a apresentação das questões básicas para organização de reuniões.

Palavras-chaves:

Reuniões, Organização, Infraestrutura, Localidade, Gestão.

Texto:

Caros leitores,

Nas últimas duas postagens o autor apresentou, de maneira simplificada, o que são reuniões e apresentou a primeira postagem sobre como organizar reuniões.

Esta postagem dará continuidade ao assunto apresentado, buscando elucidar o leitor quanto as questões que envolvem o local onde a reunião será executada.

Reuniões - Relembre Post IILocalidade e Infraestrutura para reuniões:

Uma vez que a pauta, os profissionais envolvidos e a data de execução estejam definidas, é hora do organizador definir o local onde executará a reunião.

O primeiro e mais importante ponto é considerar o acesso ao local onde será executada a reunião, isto deve-se ao fato de que quando as reuniões são agendadas em lugares de difícil acesso, a possibilidade de que os participantes não compareçam ou cheguem atrasados é alta. O ideal é considerar um local que seja de bom acesso para a grande maioria dos participantes. Por exemplo, imagine que você, caro leitor, trabalha na Av. Paulista, em São Paulo – SP, e tem uma reunião agendada às 09h00 em Alphaville, em Barueri – SP, a possibilidade de você não comparecer ou chegar atrasado é grande, pois o local é de difícil acesso para quem reside ou trabalha em São Paulo, normalmente, há transito elevado para quem se dirigir a reunião de transporte particular, bem como o sistema de transporte público é ruim, pois o usuário terá de utilizar, trem, metrô e ônibus, provavelmente, ou seja, o participante irá gastar, em média, 1h30m de transporte privado e 2h30m de transporte público.

Outro ponto extremamente relevante é se você for o fornecedor e tiver de realizar uma reunião com o cliente. O ideal é que você se desloque até o melhor local para o cliente, evitando assim que seu cliente tenha problemas com agenda e horário, bem como evitando os empecilhos do deslocamento ao cliente.

Após a definição do local, próximo ponto é garantir que haja a infraestrutura adequada para os participantes, a fim de prover o conforto necessário. O local deve conter cadeiras e mesas para todos os participantes, bem como o controle adequado da temperatura. Note, caro leitor, que é extremamente danoso ao andamento da reunião a falta de conforto para os participantes, pois quando os participantes se sentem desconfortáveis eles tendem a se desconcentrarem da reunião e se irritam. Além de haver cadeiras e mesas para todos, não deve haver dentro do local selecionado mais participantes do que a capacidade definida para o local. O autor já teve de participar de reuniões onde, além de não haver cadeiras para todos, a sala que comportava, por exemplo, 5 pessoas, tinham 9 ou 10 participantes, ou seja, não há lugar para se sentar, não há lugar para apoiar o caderno ou o notebook, a temperatura, apesar da existência de ar condicionado, estava inadequada, pois o sistema de ar condicionado havia sido mensurado para 5 participantes, e não para dez.

Reuniões, normalmente, podem demandar recursos audiovisuais, ou seja, uso de flip-chart, projetores, microfones, entre outros, sem os quais o andamento das reuniões poderá ser prejudicado. O organizador deverá, no momento do envio do convite, questionar se os participantes, principalmente aqueles que irão conduzir a reunião, necessitam de algum dispositivo audiovisual para apoio, pois pode ocorrer situações em que uma das partes tenha de realizar uma apresentação utilizando Slides e não consiga por conta da falta de recursos básicos, isto, sem sombra de dúvidas, irá gerar impacto no andamento e na qualidade da reunião.

Além de identificar e garantir que os recursos complementares para o bom andamento da reunião estejam disponíveis, o organizador deverá comparecer antes ao local para garantir que os recursos disponibilizados possuam plena capacidade. Não é incomum, no momento da execução da reunião, identificar que os recursos audiovisuais não desempenhem seu papel em pleno funcionamento, ou seja, o som não está com o volume e afinação adequada, o projetor pode estar sem o alinhamento correto, ou com problemas na lâmpada, entre outros tantos problemas. Estes tipos de problemas supracitados, demonstram o amadorismo do organizador.

Para que a reunião possa produzir o resultado esperado, dentro do tempo agendado, é fundamental que, no momento de início da reunião, todos os recursos estejam disponíveis e ajustados para o melhor desempenho.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se mais uma postagem sobre reuniões. Nesta postagem o autor buscou continuar a explicação sobre como realizar a organização de reuniões de maneira eficiente e eficaz.

Os principais pontos desta postagem são:

  • Prover um lugar de fácil acesso para os participantes;
  • Infraestrutura adequada para o conforto mínimo dos participantes;
  • Garantir recursos audiovisuais adequados para o bom andamento das reuniões.

Referências bibliográficas:

Imagem Profissional – Ann A. Cooper – Editora Senac.

Etiqueta nos negócios – Carole Bennett – Editora Senac.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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