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Conduzindo Reuniões – Etiqueta Profissional – Pontualidade

Resumo:

Nesta quarta postagem sobre reuniões, mais uma postagem da série etiqueta profissional, o autor iniciará a explicação sobre como conduzir reuniões.

Palavras-chaves:

Reuniões, Execução, Pontualidade, Conduzir, Executar.

Texto:

Caros leitores,

Tão fundamental quanto o planejamento é a execução de uma determinada atividade. Imagine um projeto de grande porte, onde é empenhado um longo tempo no planejamento. Este planejamento tem somente um objetivo, realizar a execução das atividades de maneira primorosa, a fim de alcançar o objetivo pretendido. Com reuniões não há diferença. Deve-se primeiro planejar o que será abordado, quem participará, quando irá ocorrer e, posteriormente, executar conforme planejado.

Como apresentado na primeira postagem sobre reuniões, profissionais empenham muito tempo em reuniões, porém nem sempre estas apresentam bons resultados, o que tem gerado, no meio profissional, a indevida sensação de que reuniões são perda de tempo, sinônimo de improdutividade, entre outros. Isto é um terrível engano. O principal problema é que há poucos profissionais capacitados em planejamento e execução de reuniões. Os profissionais, na grande maioria das vezes, não conseguem visualizar os custos que as reuniões geram, o tempo tomado dos profissionais e a desmotivação gerada por reuniões que contribuem para muito pouco, ou nada, para a tomada de decisão, alinhamento de equipes, definição de estratégias, entre outros assuntos que podem ser tratados em reuniões.

Assim sendo, o autor irá tratar nesta postagem a questão da pontualidade em reuniões.

Pontualidade em reuniões:

A pontualidade é fundamental para qualquer profissional que se dê ao respeito, seja para reuniões ou para qualquer outra atividade ou compromisso. Apesar de ser um sinal claro de comprometimento e respeito com a organização e com os colegas de trabalho, muitos profissionais têm tratado o tema pontualidade com pouca ou nenhuma importância. Não é incomum ver reuniões terem seus inícios atrasados por conta de profissionais que não estão comprometidos ou que estão “ocupados demais” para honrar o compromisso assumido.

Todos os organizadores/executores devem começar reuniões pontualmente. Isto é um claro sinal de respeito aos profissionais que estão presentes, que se empenharam em comparecer no horário agendado.

Se você, caro leitor, tiver uma reunião agendada e algum imprevisto ocorrer, tenha o bom senso de avisar ao responsável sobre sua impossibilidade de comparecimento, pois isto demonstra, no mínimo, respeito com os participantes e comprometimento com a organização.

Se você for o organizador/executor e algum participante não comparecer, se possível, conduza a reunião e notifique o profissional posteriormente, porém se o participante for indispensável, você deve, imediatamente, notificar os participantes sobre a impossibilidade de executar a reunião e dispensá-los do compromisso e, então, tentar tomar conhecimento sobre o que ocorreu para que tal profissional não comparecesse e/ou não notificasse, previamente, sua a ausência. Caso o motivo não seja pertinente, o correto é realizar a escalada hierárquica, para que o responsável por tal profissional tome as medidas cabíveis.

Ressalta o autor que aqui cabe um adendo valioso. Os profissionais brasileiros não encaram com naturalidade o processo de escalada hierárquica, principalmente, quando tal escalada irá expor uma falha de postura ou uma deficiência técnica do profissional, porém a escalada hierárquica é a ação correta a se tomar. Entenda, caro leitor, que todas as pessoas que compõem o quadro de profissionais da organização são diretamente responsáveis pelos resultados que a organização irá apresentar. A ausência em reuniões, sem motivos plausíveis e/ou sem o devido aviso da impossibilidade de comparecimento, são um sinal claro de que o profissional pode não estar empenhado em auxiliar a organização a atingir as metas estabelecidas, além de criar, entre os participantes, insatisfação. O correto é que o responsável por tal profissional garanta a participação deste em uma nova data, ou assuma tal responsabilidade para si.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a quarta postagens sobre reuniões, onde o principal objetivo foi abordar a questão relacionada a pontualidade.

Um ponto considerado extremamente relevante nesta postagem, é a questão relacionada a escalada hierárquica para profissionais que não comparecem e não avisam, ou que não possuem motivos plausíveis para o não comparecimento. Na opinião do autor estas duas situações devem ser combatidas duramente em todas as organizações. Partindo do princípio de controle total da qualidade (TQC), todos os profissionais são responsáveis pelos resultados da organização, ou seja, o não comparecimento a reuniões são indicadores gritantes da falta de comprometimento e de respeito com os demais companheiros de trabalho.

Referências bibliográficas:

Etiqueta nos negócios – Carole Bennet, 2008 – Editora Senac.

Imagem Profissional – Ann A. Cooper, 2012 – Editora Senac.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP – Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM – Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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