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Conduzindo Reuniões – Etiqueta Profissional – Liderança

Resumo:

Apresentar métodos para a condução de reuniões.

Palavras-chave:

Reunião, Gestão, Condução, Método, Profissional, Etiqueta.

Texto:

Caros Leitores,

Na última postagem da série etiqueta profissional, o autor apresentou a questão da pontualidade em reuniões. Nesta postagem, o autor irá apresentar alguns conceitos sobres condução de reuniões que, ao primeiro ver, todos poderão entender que são informações básicas, o que de fato são, porém que pouquíssimos profissionais executam em reuniões.

Basicamente as reuniões serão compostas por um líder, ou seja, o participante que irá coordenar o bom andamento da reunião e zelar para que esta produza os resultados esperados. Haverá também os participantes, que são pessoas diretamente envolvidas com os assuntos que serão abordados e há ainda, de maneira resumida, um último papel extremamente relevante, trata-se do profissional responsável por compor a ata da reunião.

Conduzindo reuniões:

O primeiro passo, como apresentado na última postagem desta série, é zelar pela pontualidade. Reuniões devem começar no horário agendado, a fim de que o tempo planejado para a reunião possa ser utilizado adequadamente.

Reuniões - Relembre PontualidadeUma vez no local definido e presente os participantes, o líder da reunião deverá verificar se estão adequadamente acomodados e solicitar que o profissional responsável pela ata de reunião faça o registro dos profissionais que estão presentes, bem como registre os profissionais que não compareceram.

O registro de quem compareceu ou não, dará insumos futuros para que não haja questionamento das decisões que foram tomadas, assim como deixará claro quem são os profissionais que estão comprometidos com a organização.

O profissional responsável pela ata de reunião, terá como tarefa realizar o registro de todos os pontos importantes da reunião, bem como decisões, opiniões e possíveis embates sobre determinados assuntos. Por este motivo, o interessante é que o profissional responsável pela ata de reunião não esteja diretamente envolvido no assunto, isto deve-se ao fato de que ele estará mais concentrado em registrar os pontos na ata da reunião, do que na tomada de decisões.

Retornando a condução de reuniões, após assegurar que os participantes estejam confortáveis, o líder da reunião deverá apresentar a pauta que será tratada, a ordem de prioridade de cada assunto que será tratado, bem como o horário de término da reunião.

Aqui cabe mais um adendo valioso, assim como os profissionais se organizaram para comparecer à reunião, eles, provavelmente, se organizaram para executar outras atividades após a reunião, ou seja, eles têm outros compromissos, outras reuniões, atividades, entre outros. Por isto o ideal é que as reuniões se encerrem no horário combinado, a fim de mostrar respeito aos profissionais e suas demais atividades.

Após apresentação da pauta e horário, porém antes do início da reunião, sugere o autor que o líder tenha ainda uma atividade que pode ajudar muito na condução de reuniões eficientes. Trata-se da definição do tempo que será destinado para tratar cada item da pauta. Você caro leitor, assim como o autor, já deve ter participado de diversas reuniões onde os itens da pauta não são tratados por falta de tempo, ou onde para tratar todos os itens da pauta o líder opta por atrasar o término da reunião, normalmente com frases clássicas, exemplo: “Só mais dez minutos e encerramos a reunião”, acredite, normalmente leva mais de dez minutos e bagunça o planejamento do resto do dia, ou com a frase “Este assunto é importante e não podemos deixar de tratar”, esta é a pior justificativa, se o assunto fosse tão importante, seria um dos primeiros da pauta.

Para evitar este tipo de situação, conduzir reuniões com tempo para cada item da pauta é uma boa solução. Imagine a seguinte situação, caro leitor: Você irá liderar uma reunião de duas horas, onde há cinco itens na pauta para serem tratados, o ideal é que os itens sejam priorizados e que o tempo de duração para a tratativa de cada item seja estabelecido. Confira abaixo:

Reuniões - Divisão de pauta

Note que no quadro acima, a ordem de tratativa dos itens e o tempo de duração proposto para cada item se deram de acordo com a relevância dos itens da pauta. Vale notar que o tempo total de reunião não excedeu as duas horas propostas no planejamento, pelo contrário, há ainda 20 minutos de margem para possíveis contratempos.

Neste tipo de abordagem, os papeis do líder e dos participantes são fundamentais, isto deve-se ao fato de que o líder deve sempre, no início da reunião, apresentar o tempo proposto para cada item e solicitar a colaboração de todos os participantes para que a proposta de distribuição de tempo seja respeitada, cabe aos participantes colaborarem. Caso um item alcance o tempo limite sem finalizar a tratativa, o líder deve encerrar o assunto, agendar uma reunião exclusiva para aquele assunto e prosseguir com a reunião, não deixando que esta perca o escopo definido.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a explicação desta postagem. Os principais pontos de atenção são:

  • Papel do Líder em reuniões;
  • Papel dos participantes quanto a colaboração;
  • Segregação de itens da pauta;
  • Determinação de relevância dos itens da pauta;
  • Determinação do tempo para tratativa de cada item.

Ressalta o autor que o posicionamento do líder como condutor, tem o objetivo de prover bons resultados para a organização.

Referências bibliográficas:

Etiqueta nos negócios – Carole Bennet, 2008 – Editora Senac.

Imagem Profissional – Ann A. Cooper, 2012 – Editora Senac.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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