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Conduzindo Reuniões – Etiqueta Profissional – Ata de reunião

Resumo:

Apresentar ao leitor a finalidade e modelos de ata de reunião.

Palavras-chave:

Reunião, Ata, Gerenciamento, Imagem, Profissional, Gestão.

Texto:

Caros leitores,

Na maioria das reuniões que ocorrem no mundo profissional, principalmente naquelas onde a tomada de decisões é necessária, se faz útil a adoção de uma ata de reunião. Porém nem sempre as organizações adotam um modelo padrão, em algumas organizações as pessoas preferem utilizar o e-mail para formalizar as decisões tomadas em reuniões, a fim de documentar o que foi decidido. Mas será que e-mails são tão detalhados quanto uma ata de reunião? E como criar uma ata de reunião que abranja as informações necessárias?

Na postagem de hoje, o autor irá apresentar as informações que são relevantes, na visão dele, em uma ata de reunião, para que você, caro leitor, possa documentar melhor o que acontece em suas reuniões.

O primeiro ponto é ressaltar que, conforme apresentado em postagem anterior, sugere-se que o responsável por registrar as informações na ata de reunião não seja o condutor da reunião, pois o condutor deverá estar empenhado em conduzir a reunião de maneira efetiva, ação que poderá ser prejudicada caso o mesmo volte sua atenção para o registro de informação na ata de reunião.

Sem maiores delongas, seguem as informações relevantes para a ata de reunião:

  1. Data e Horário de execução da reunião – A fim de documentar quando o documento foi criado;
  2. Responsável pela reunião – A fim de saber quem foi o condutor da reunião;
  3. Participantes convocados – A fim de documentar quem foi convidado para reunião, com os dados pertinentes:
    1. Nome
    2. E-mail;
    3. Cargo;
    4. Telefone;
    5. Departamento.
  4. Registro de presentes e ausentes – A fim de documentar quem esteve presente e quem não esteve presente na reunião;
  5. Legendas – A fim de identificar o que foi feito.
    1. DT – Decisões Tomadas;
    2. PA – Pontos de Atenção;
    3. PD – Pontos Discutidos;
    4. PP – Próximos Passos.
  6. Assuntos Abordados – A fim de identificar a pauta da reunião.
  7. Aprovação.

Os Itens acima são considerados, na opinião do autor, os mais relevantes, porém podem variar de organização para organização, pois cada organização tem sua própria cultura.

A criação da ata de reunião da legitimidade as decisões, dificultando a contestação das decisões e das ações que foram definidas para serem tomadas, que tanto ocorrem no meio corporativo.

Abaixo, o autor apresentará dois modelos de ata de reunião, a fim de auxiliar o leitor na adoção deste instrumento tão valioso.

Template Ata de Reunião

Template Ata de Reunião 2

Os dois modelos disponibilizados pelo autor, foram inspirados em modelos com os quais ele teve vivência e considerou de melhor aproveitamento, algumas alterações foram realizadas, a fim de melhorar tais documentos.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se mais uma postagem da série etiqueta profissional, onde o autor buscou apresentar os benefícios da utilização da ata de reunião, bem como disponibilizou modelos para que os leitores possam utilizar, ou para que sirvam de base para a criação de um modelo mais adequado.

Referências bibliográficas:

Etiqueta nos negócios – Carole Bennet, 2008 – Editora Senac.

Imagem Profissional – Ann A. Cooper, 2012 – Editora Senac.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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