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Planejar o gerenciamento das comunicações – Ger. das comunicações – Parte 4

Resumo:

Apresentar o que são modelos de comunicação e qual o modelo adotado pelo PMBOK®.

Palavras-chave:

Modelo, Básico, Comunicação, Processo, Gerenciamento, Projeto.

Texto:

Caros leitores,

Como ressaltado diversas vezes pelo autor da postagem, a comunicação é um dos itens mais críticos para o projeto, isto deve-se ao fato de que caso a comunicação não ocorra adequadamente, poderão ocorrer problemas diversos, como, por exemplo, questões relacionadas ao entendimento do escopo, aos objetivos do projeto, premissas, riscos e outros.

Em um primeiro momento, a comunicação pode parecer algo relativamente simples. Imagine que você, caro leitor, queira se comunicar com um membro da sua equipe. Você fala o que deseja e pronto, está comunicado. Não está errado, o que ocorre é que a comunicação é mais complexa do que isto. No mundo da administração já não é recente o trabalho sobre modelos de comunicação, ou seja, o estudo sobre como a comunicação ocorre e quais são suas variáveis. Atualmente existem diversos modelos de comunicação, estes modelos são mais ou menos complexos e podem ter, ou não, adesão em determinadas áreas.

Esta postagem abordará, de maneira muito simples, o modelo básico de comunicação que é adotado pelo PMBOK®.

Planejar o gerenciamento das comunicações – Ferramentas e técnicas

  • Modelos de comunicação: esta técnica é utilizada com o objetivo de facilitar as comunicações e troca de informações no projeto. Os modelos adotados podem variar de acordo com a complexidade do projeto, organização e ainda com a fase do projeto. O PMBOK® apresenta um modelo de comunicação básico, conforme pode ser visto na imagem abaixo:

 Modelos de comunicação - básico

No modelo acima apresentam-se os seguintes itens:

      • Emissor: responsável por emitir a mensagem para o receptor;
      • Codificação: momento em que os pensamentos e ideias são codificados em linguagem pelo emissor.
      • Transmissão da mensagem: as informações são enviadas do emissor para o receptor por meio de um canal de comunicação (meio);
      • Canal de comunicação (meio): trata-se do instrumento ou forma utilizado para realização da comunicação. Exemplos:
        • Sonoro: telefone, rádio, conversa.
        • Escrita: jornais, diários e revistas.
        • Digital: e-mail, sites e mensagens eletrônicas.
        • Audiovisual: Televisão e cinema.
      • Ruído: os fatores que podem comprometer a comunicação são denominados ruídos. Dentre eles têm-se: distância, tecnologia, diferença cultural e outros.
      • Receptor: trata-se da parte que recebe a mensagem.
      • Decodificação: a mensagem é convertida em ideias e pensamentos pelo receptor.
      • Confirmação: após receber a mensagem, o receptor pode confirmar seu recebimento. Isto não significa que ele tenha obtido o correto entendimento.
      • Feedback/Resposta: após todo o processo de recebimento da mensagem, o receptor poderá codificar pensamentos e ideias em mensagens e, em seguida, transmitir ao emissor original.

Aqui vale um ponto de atenção, caro leitor, em projetos o processo de comunicação muitas vezes é falho por justamente não adotar uma determinada etapa. Na opinião do autor, após a confirmação de recebimento da mensagem pelo receptor, o emissor deveria confirmar se o entendimento de tal mensagem foi correto, ou seja, confirmar se o receptor, de fato, entendeu o que está sendo informado. Este tipo de ação pode eliminar dúvidas e, consequentemente, problemas futuros. Veja o modelo proposto:

Modelos de comunicação - melhorado

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a esta postagem. A ideia principal do autor é, além de apresentar o que são modelos de comunicação, explicar a principal falha que ocorre na comunicação em projetos, que é a não confirmação da correta compreensão da mensagem pelo receptor.

Referências bibliográficas:

https://www.dicio.com.br/receptor/

https://www.dicio.com.br/emissor/

https://www.portaleducacao.com.br/marketing/artigos/53332/exemplo-de-ruidos-na-comunicacao

https://pt.wikipedia.org/wiki/Meios_de_comunicação#Tipos_de_comunica.C3.A7.C3.A3o

http://escritoriodeprojetos.com.br/modelos-de-comunicacoes

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Institute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

Para conhecer mais sobre Daniel Teran Duarte, visite o perfil no Linkedin ou encaminhe um e-mail.

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