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Controlar as comunicações – Ger. das comunicações – Parte 1

Resumo:

Apresentar o processo controlar as comunicações.

Palavras-chaves:

Processo, Controlar, Comunicações, Gerenciamento, Projeto, PMBOK.

Texto:

Caros Leitores,

Dando continuidade a apresentação dos processos da área de conhecimento do gerenciamento das comunicações do projeto, esta postagem fará a introdução ao processo controlar as comunicações.

Diferente do processo gerenciar as comunicações, que tem o objetivo de realizar a comunicação do projeto, o processo controlar as comunicações tem o objetivo de verificar se as comunicações do projeto estão ocorrendo de acordo com o plano de gerenciamento das comunicações, ou seja, este processo fará a fiscalização das atividades do processo gerenciar as comunicações do projeto.

O principal benefício do processo controlar as comunicações é garantir que as comunicações do projeto sejam executadas conforme o planejado e, em caso de comunicação ineficiente, tomar as ações cabíveis para solução do problema.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo:

Controlar as comunicações

Controlar as comunicações – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. O plano de gerenciamento do projeto fornece diversas informações ao processo controlar as comunicações, dentre elas:
    • Intervalo de tempo e frequência de distribuição de informações;
    • Motivo da distribuição das informações;
    • Responsável pela execução das comunicações;
    • Receptores das informações.

Note, caro leitor, que neste momento o PMBOK® aborda o plano de gerenciamento das comunicações como parte integrante de um único plano, que no caso é o plano de gerenciamento do projeto.

  • Comunicações do projeto: este ponto é exatamente a execução da comunicação em si, ou seja, é neste momento que ocorre a comunicação. As comunicações do projeto são influenciadas por uma série de variáveis, podendo ser urgência, impacto, canais de comunicação, emissor, receptor e outros. As comunicações do projeto podem incluir, mas não se limitam a:
    • Progresso do cronograma;
    • Custos;
    • Andamento de entregas.
  • Registro das questões: são documentos utilizados para documentar e controlar as questões que surgem no decorrer do projeto.
  • Dados de desempenho do trabalho: são informações relacionadas ao desempenho real do projeto, por exemplo, atividades iniciadas, progresso destas atividades e outras. Os dados de desempenho do trabalho podem incluir informações sobre comunicações que foram realmente executadas, feedback sobre comunicações, eficácia das comunicações e outros.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar. Ativos de processos organizacionais incluem, mas não se limitam, a:
    • Tecnologias de comunicação;
    • Políticas de retenção de registros;
    • Modelos de relatórios;
    • Requisitos de segurança.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a primeira postagem sobre o processo controlar as comunicações, onde o principal ponto é a diferença em relação ao processo gerenciar as comunicações, pois o primeiro visa verificar se as comunicações ocorreram de maneira adequada, enquanto o processo gerenciar as comunicações visa executar as comunicações.

Referências bibliográficas:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Institute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP – Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM – Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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