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Planejar o gerenciamento das aquisições – Ger. das aquisições – Parte 1

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo planejar o gerenciamento das aquisições.

Palavras-chaves:

Panejar, Gerenciamento, Aquisições, Projeto, Processo, PMBOK.

Texto:

Caros leitores,

Projetos, dependendo do tamanho e complexidade, envolvem uma série de fatores e variáveis. Projetos podem envolver novos produtos, necessidades de conhecimentos diversos, serviços diferenciados e outros tantos itens. Neste momento, a gerência do projeto tem uma decisão a tomar: Fazer ou Contratar?

A questão de fazer ou contratar ocorre por conta de nem sempre a organização possuir tudo o que precisa para executar o projeto. Então, deve-se avaliar as variáveis de custo, tempo e esforço envolvido para desenvolver internamente ou contratar.

Imagine, caro leitor, que uma empresa do ramo de TI esteja implementando um datacenter. Para tal situação, há questões relacionadas a construção do prédio, parte elétrica, ar condicionado e outros. Se a empresa não possuir o conhecimento necessário para esta parte do projeto, ela poderá optar por contratar um fornecedor. Para lidar com estas questões, o PMBOK® se vale do processo planejar o gerenciamento das aquisições.

O processo planejar o gerenciamento das aquisições tem uma série de objetivos, dentre eles:

  • Determinar como as aquisições serão conduzidas, desde o início até o encerramento;
  • Identificar as necessidades do projeto;
  • Identificar possíveis fornecedores;
  • Acompanhar o desempenho dos fornecedores;
  • Determinar as estratégias das aquisições.

O principal benefício deste processo é determinar o que deve ser adquirido, quando deve ser adquirido e como será conduzida a aquisição.

Sem maiores delongas, segue o fluxo do processo:

Planejar o gerenciamento das aquisições

Planejar o gerenciamento das aquisições – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento do PMBOK®. Este documento descreve a necessidade, a justificativa, os requisitos e os limites do projeto e contém uma série de outras informações que podem ser usadas pelo processo planejar o gerenciamento das aquisições.
  • Documentação dos requisitos: este documento inclui informações importantes sobre os requisitos do projeto. Pode ser usado no momento de planejamento das aquisições.
  • Registro dos riscos: o registro dos riscos é um documento que contém diversas informações sobre os riscos, dentre elas:
    • Riscos identificados;
    • Prioridades;
    • Responsáveis pelos riscos;
    • Respostas aos riscos.
  • Requisitos de recursos das atividades: este documento contém informações sobre os recursos necessários para o projeto, podendo influenciar na decisão de aquisição.
  • Cronograma do projeto: contém informações sobre prazos de entrega, ajudando a determinar quando deve ocorrer a aquisição e também quando esta deve ser finalizada.
  • Estimativas dos custos das atividades: a estimativa de custos de aquisições ajuda a equipe de gerenciamento de projeto a avaliar licitações ou propostas recebidas de fornecedores.
  • Registro das partes interessadas: este documento fornece informações sobre os envolvidos no projeto e seus interesses.
  • Fatores ambientais da empresa: é o conjunto de todos os fatores, internos e externos, que possam exercer algum tipo de influência, restrição ou direcionamento sobre o negócio e, consequente, sobre o gerenciamento de projeto, incluindo:
    • Condição de mercado;
    • Produtos, serviços e resultados disponíveis;
    • Fornecedores;
    • Termos e condições.
  • Ativos de processos organizacionais: são planos, procedimentos, políticas, processos e a base de conhecimento que a organização possui e pode utilizar.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a primeira postagem sobre o processo planejar o gerenciamento das aquisições. Esta postagem visa apresentar as entradas do processo.

O autor gostaria de ressaltar que o planejamento adequado das aquisições pode afetar diretamente várias como custo, qualidade e prazo. Saber quando se deve compara e comprar corretamente pode ser determinante para o sucesso de um projeto.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Institute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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