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Controlar as aquisições – Ger. das aquisições – Parte 1

Resumo:

Apresentar ao leitor o processo controlar as aquisições, em mais uma explicação sobre a área de conhecimento de gerenciamento das aquisições do projeto.

Palavras-chaves:

Controlar, Aquisições, Processo, Gerenciamento, Projeto, PMBOK.

Texto:

Caros leitores,

Contratar um serviço ou adquirir um produto é somente a fase inicial do processo de aquisição. A principal parte é receber aquilo que se espera e, em contrapartida, realizar os pagamentos adequados. Para lidar com este tipo de situação, o PMBOK® se vale do processo controlar as aquisições.

O principal objetivo do processo controlar as aquisições é realizar o gerenciamento da relação junto ao fornecedor, monitorar o desempenho do fornecedor e, quando necessário, realizar ajustes necessários. O principal benefício deste projeto, na visão do PMBOK®, é garantir que o desempenho do fornecedor e do comprar estão dentro do esperado.

Veja, do ponto de vista do fornecedor, esperasse que ele entregue o que foi acordado, no prazo estipulado e com a qualidade esperada. Já do ponto de vista do comprador, é esperado que este viabilizei o necessário de sua parte para entrega, bem como realize os pagamentos. Em casos de serviços, normalmente, há a necessidade coparticipação do cliente, ou seja, este é responsável juntamente com o fornecedor pela entrega.

Não é normal que o time de gerenciamento do projeto realize o papel do comprador, mas isto pode ocorrer em organizações de pequeno porte.

Basicamente, pode-se resumir que o processo controlar as aquisições busca garantir que os fornecedores contratos realizem seus serviços dentro do que zelam os contratos.

Sem maios delongas, segue o fluxo do processo.

Controlar as aquisições - Fluxos

Controlar as aquisições – Entradas:

  • Plano de gerenciamento do projeto: apresentado anteriormente, trata-se do documento que descreve como o projeto deve ser executado, controlado, monitorado e encerrado. É composto pelos planos auxiliares, que são os planos de gerenciamento das demais áreas de conhecimento do PMBOK®. Este documento descreve como as aquisições devem ser gerenciadas, controladas e encerradas.
  • Documentos de aquisição: estes documentos descrevem como as aquisições do projeto serão executadas do início ao fim. Tais documentos podem incluir orientações sobre:
    • Tipos de contratos;
    • Fornecedores pré-qualificados;
    • Restrições e premissas.
  • Acordos: também chamados de contratos, são documentos que, no caso de aquisições, definem as responsabilidades e diretos das partes. Cabe a equipe de gerenciamento do projeto assegurar que os acordos firmados atendem aos objetivos e interesses do processo. Estes documentos incluir:
    • Especificação do trabalho;
    • Papéis e responsabilidades;
    • Preços;
    • Condições de pagamento;
    • Critérios de aceitação;
    • Penalidades;
    • Incentivos;
    • Prazos de entrega;
    • Mecanismos de rescisão.
  • Solicitações de mudanças aprovadas: As solicitações de mudanças aprovadas podem incluir modificações no contrato, incluindo preços, prazos, descrições dos produtos e outros.
  • Relatórios de desempenho do trabalho: são as informações de desempenho de trabalho agrupadas nos documentos do projeto a fim de suportar tomadas de decisões, ações, entre outros. Esta documentação pode incluir:
    • Documentação técnica;
    • Informações de desempenho do trabalho.
  • Dados de desempenho do trabalho: são informações relacionadas ao desempenho real do projeto, por exemplo, atividades iniciadas, progresso destas atividades, atividades em atraso, atividades concluídas, entre outras. Estes dados podem incluir:
    • Padrões de qualidade;
    • Custos incorridos;
    • Prazos atendidos;
    • Informações de faturamento.

Considerações finais:

Assim, caros leitores, encerra-se a primeira postagem sobre o processo controlar as aquisições. O autor gostaria de ressaltar o efeito deste processo sobre projetos futuros, uma vez que o desempenho dos fornecedores poderá ser utilizado como base para novas contratações.

Há ainda a questão do acompanhamento adequado dos fornecedores, a fim de que estes possam cumprir os prazos e não impactar o projeto.

Referência bibliográfica:

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK) – 5ª Edição – Project Management Institute, Inc.

Sobre o autor

Daniel Teran Duarte

Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração. Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, com destaque para as seguintes: Formado em análise e desenvolvimento de sistemas e pós-graduado em Administração de empresas pela FGV – Fundação Getúlio Vargas, e em Consultoria empresarial pela FIA – Fundação Instituto de Administração.

Em seus conhecimentos complementares existem diversas certificações, sendo estas: PMP – Project Management Professional; PRINCE2® Practitioner; PSM I – Professional Scrum Master I; HCMP® 3G Expert Professional; MCP - Microsoft Project 2013; ITIL V3 Expert; ISO 20.000 Consultant Manager; HDI SCM - Support Center Manager; Cobit; ISO 9001:2015 Auditor Líder; ISO 22301:2012 Auditor Líder.

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